Travailler avec les rapports

Ce guide parcourt les tâches courantes de la page Rapports : générer et publier un rapport, le télécharger, et définir le contenu des rapports avec des modèles, des chapitres et des indicateurs. Le fonctionnement de tout cela, et ses raisons, sont expliqués dans Rapports et Indicateurs ; les questions fréquentes trouvent réponse dans la FAQ sur les rapports.

Où la trouver

Ouvrir dans Mirox : Rapports — navigation principale ▸ Rapports. La page comporte trois onglets : Rapports, Modèles et Indicateurs.

Avant de commencer

  • Générer et publier les rapports d'une centrale est ouvert aux rôles de fonction Exploitant, Technical Manager, Asset Manager et Spectateur sur cette centrale. Régénérer requiert Exploitant, Technical Manager ou Asset Manager ; supprimer un rapport requiert Exploitant.
  • Un modèle comportant des chapitres de montants (revenus, indemnisations, règlements) requiert en plus l'autorisation comptable sur la centrale : Exploitant ou Asset Manager.
  • Les modèles, chapitres et indicateurs sont créés et modifiés par un Admin de l'organisation ; tous les autres membres les utilisent.
  • Votre rôle dans l'organisation vous donne un rôle de fonction sur les centrales de l'organisation — voir Système de permissions.

Générer un rapport

Ouvrir dans Mirox : Rapports ▸ Rapports

  1. Cliquez sur Générer le rapport en haut de la page. Raccourci : cliquez sur un mois terminé dans le calendrier Disponibilité des données — la boîte de dialogue s'ouvre avec le modèle et le mois déjà renseignés.
  2. Choisissez la Centrale. La boîte de dialogue ne propose alors que les modèles qui s'appliquent à cette centrale.
  3. Choisissez la Langue du rapport. Elle part de la langue de votre interface.
  4. Choisissez la Période — mois, trimestre ou année — et laquelle, puis le Modèle.
  5. Lisez les lignes sous votre choix :
    • si les données de la période sont définitives — sinon, le rapport sera marqué Provisoire (vous pouvez tout de même le générer) ;
    • quels chapitres cette centrale ne recevra pas, et ce dont ils ont besoin.
  6. Cliquez sur Générer pour construire le rapport directement à partir du modèle, ou sur Personnaliser d'abord pour modifier les chapitres de ce seul rapport dans l'éditeur avant la génération — le modèle reste inchangé.

Quelques secondes plus tard, le rapport s'ouvre dans l'aperçu sous forme de Brouillon.

Rien à générer ?

La boîte de dialogue en donne la raison : aucun modèle ne s'applique à cette centrale (Ouvrir les modèles mène à l'onglet Modèles pour en construire ou en adapter un), la période n'est pas encore terminée, ou une autorisation manque — elle indique alors qui peut vous aider.

Vérifier et publier

Un brouillon est complet mais pas encore diffusé. Publiez-le une fois vérifié.

  1. Ouvrez le brouillon : il s'ouvre de lui-même après la génération ; plus tard, cliquez sur sa ligne dans la liste ou sur Vérifier et publier dans la colonne Téléchargements.
  2. Parcourez l'aperçu.
  3. Pour ajouter vos propres mots, cliquez sur Modifier dans l'éditeur. L'éditeur montre les pages du rapport telles qu'elles s'impriment. Vous pouvez y écrire une note en page de garde, ajouter un commentaire ou un texte entre les blocs, ajouter une note de bas de page, renommer un titre, masquer un bloc ou donner à ce rapport son propre en-tête et pied de page. Les chiffres sont calculés et ne peuvent pas être modifiés. Vos modifications sont enregistrées au fil de la saisie ; Pages montre le résultat paginé exactement comme le PDF.
  4. Cliquez sur Publier et confirmez. Le rapport est figé tel qu'il apparaît, et ses téléchargements deviennent accessibles à toutes les personnes de votre organisation autorisées à lire les rapports de cette centrale. Dans l'éditeur, Publié remplace maintenant le bouton, jusqu'à ce que vous changiez quelque chose. La liste indique sous la date, dans la colonne Publié, qui a publié le rapport.

Pour mettre à jour un rapport publié plus tard — après un règlement tardif, une valeur de marché révisée ou une fois des données provisoires devenues définitives —, choisissez Régénérer dans le menu de la ligne ou dans les Détails du rapport. Le rapport repasse en brouillon ; sa dernière version publiée reste téléchargeable jusqu'à ce que vous publiiez à nouveau. Votre texte rédigé est conservé.

Télécharger un rapport

  1. Dans la liste, utilisez les boutons de la colonne Téléchargements : PDF, Word, Excel, CSV (une archive ZIP avec un fichier par tableau) ou JSON. Les mêmes boutons se trouvent dans l'aperçu et dans les Détails du rapport.
  2. Pour chaque valeur derrière le rapport en pleine résolution, utilisez Export complet des données à côté des téléchargements : choisissez le format et cliquez sur Préparer ; le fichier est prêt à télécharger au bout d'un moment.

Les téléchargements fournissent toujours la dernière version publiée, y compris pendant qu'un brouillon plus récent attend. Un rapport jamais publié n'a encore ni téléchargements ni Export complet des données — publiez-le d'abord.

Construire un modèle

Ouvrir dans Mirox : Rapports ▸ Modèles

  1. Dans l'onglet Modèles, cliquez sur Nouveau modèle — ou dupliquez un modèle existant, par exemple le modèle fourni Vue d'ensemble de la centrale, et modifiez la copie.
  2. L'éditeur de rapport s'ouvre avec une centrale et une période d'aperçu, sur des pages qui ressemblent au rapport imprimé. Ajoutez des chapitres : un chapitre De la bibliothèque de chapitres, ou un nouveau chapitre rédigé directement dans le modèle.
  3. Dans un chapitre, ajoutez des blocs : choisissez les données, puis décidez à côté de l'aperçu en direct comment elles s'impriment — en tableau, en graphique ou en liste. Ajoutez des blocs de texte pour vos propres paragraphes.
  4. Faites glisser les chapitres dans la liste des chapitres pour les réordonner ; donnez si vous le souhaitez à un chapitre son propre titre dans ce modèle.
  5. Vérifiez la liste des chapitres : un chapitre que la centrale d'aperçu ne reçoit pas est barré, avec ce dont il a besoin. Changez de centrale d'aperçu pour voir comment le modèle se présente sur d'autres centrales.
  6. Cliquez sur Enregistrer le modèle et donnez-lui un nom et une description. Ses types de centrale sont affichés en lecture seule — ils découlent des chapitres. Sur un écran étroit, les actions du modèle se trouvent dans le menu ⋯ à côté du bouton principal.

Un modèle peut avoir son propre en-tête et pied de page — voir Modifier l'en-tête et le pied de page. Un rapport personnalisé peut lui aussi devenir un modèle : dans l'éditeur de rapport, Enregistrer comme modèle transforme les chapitres affichés en un nouveau modèle.

L'en-tête et le pied de page s'impriment sur chaque page sauf la page de garde, dans le PDF comme dans le fichier Word. Définissez-les dans un modèle pour chaque rapport généré à partir de celui-ci, ou pour un seul rapport. Leur fonctionnement : En-tête et pied de page.

  1. Ouvrez les pages :
    • pour un modèle, ouvrez-le depuis l'onglet Modèles — modifier un modèle requiert le rôle d'organisation Admin ;
    • pour un seul rapport, ouvrez le rapport et cliquez sur Modifier dans l'éditeur.
  2. Pointez l'en-tête ou le pied de page d'une page quelconque et cliquez dessus (Modifier l’en-tête / Modifier le pied de page). Ses réglages s'ouvrent à côté. Le badge en haut indique à qui ils appartiennent actuellement : Par défaut de la plateforme, Du modèle ou Propres à ce rapport.
  3. Tapez dans les emplacements — Gauche, Centre et Droite dans l'en-tête ; Gauche, Droite et Deuxième ligne, centrée dans le pied de page. Un emplacement marqué par défaut affiche le texte de la plateforme jusqu'à ce que vous tapiez ; la flèche à côté d'un emplacement rétablit la valeur par défaut, et un emplacement que vous videz n'imprime rien. La ligne sous chaque emplacement montre ce qu'il imprime.
  4. Pour une valeur qui change d'un rapport à l'autre, placez le curseur à l'endroit voulu et cliquez sur un bouton sous Insérer au curseur : Centrale, Période, Modèle, Titre du rapport, Organisation, Données au, Année, Numéro de page ou Nombre de pages.
  5. Réglez les interrupteurs si besoin : Imprimer l’en-tête ou Imprimer le pied de page, Logo sur le bord droit, Numéros de page à droite.
  6. Cliquez sur Terminé. L'en-tête et le pied de page de chaque page montrent déjà le résultat.
  7. Conservez-le :
    • dans un modèle, cliquez sur Enregistrer le modèle — désormais, chaque rapport généré à partir de celui-ci imprime cet en-tête et ce pied de page ;
    • dans un rapport, il est enregistré pendant la saisie et le modèle reste tel quel. Publiez le rapport pour que ses téléchargements portent le nouvel en-tête et le nouveau pied de page.

Pour annuler l'en-tête et le pied de page propres à un rapport, rouvrez les réglages et cliquez sur Utiliser ceux du modèle — ou sur Revenir au défaut de la plateforme lorsque le modèle n'en a pas. Dans un modèle, Revenir au défaut de la plateforme supprime les siens. L'en-tête et le pied de page propres à un rapport peuvent être définis par toute personne autorisée à générer et publier les rapports de la centrale ; avec Personnaliser d'abord, l'en-tête et le pied de page que vous définissez entrent dans le nouveau rapport lorsque vous cliquez sur Générer le rapport.

Créer un chapitre

Un chapitre de bibliothèque peut être placé dans n'importe quel modèle, et toute modification apparaît dans tous.

  1. Dans l'onglet Modèles, sous Modèles de chapitre, cliquez sur Nouveau chapitre.
  2. Donnez-lui un nom, puis ajoutez des blocs : Choisir les données, puis sa forme à côté de l'aperçu.
  3. Décidez de ce qui se passe lorsqu'une centrale ne peut pas fournir les données (Si indisponible) : le rapport signale que les données manquent, ou omet le chapitre.
  4. Surveillez Apparaît pour : il affiche les types de centrale dont le chapitre a besoin au fur et à mesure que vous ajoutez des données. Si la centrale d'aperçu ne convient pas, la feuille indique « Non inclus pour centrale : nécessite … » — choisissez une autre centrale pour voir le contenu.
  5. Cliquez sur Créer le chapitre. Il figure désormais dans la bibliothèque de chapitres, et tout modèle peut l'ajouter.

Pour modifier un chapitre de bibliothèque, cliquez sur sa ligne. Pour enregistrer dans la bibliothèque un chapitre rédigé dans un modèle, utilisez son badge dans l'éditeur de rapport et choisissez Enregistrer comme nouveau chapitre de bibliothèque.

Créer un indicateur

Ouvrir dans Mirox : Rapports ▸ Indicateurs

  1. Dans l'onglet Indicateurs, cliquez sur Nouvel indicateur — ou ouvrez un Exemple fourni et dupliquez-le.
  2. En haut, sous Évaluer sur, choisissez la centrale sur laquelle l'indicateur est vérifié. La vérification, l'échantillon d'hier, l'aperçu, les éléments disponibles et l'assistant utilisent tous cette centrale ; l'indicateur lui-même n'appartient à aucune centrale.
  3. Renseignez le nom, l'id, l'unité et la description, et écrivez l'expression — ou décrivez la valeur voulue à l'Assistant et laissez-le écrire l'expression avec vous. Chaque modification est enregistrée au fil de la saisie.
  4. Lisez le verdict. Tant que l'expression pose problème, l'indicateur affiche Non validé et ne peut être utilisé nulle part ; corrigez ce que l'éditeur liste.
  5. Vérifiez S’applique à : les types de centrale dont l'indicateur a besoin. Un chapitre qui l'utilise n'apparaît que pour ces centrales.
  6. Cliquez sur Calculer l'aperçu pour voir les valeurs sur un mois, un trimestre ou une année.
  7. Utilisez-le : dans le sélecteur de données d'un chapitre, votre indicateur apparaît comme indicateur propre.

Restaurer une version

Les modèles et les chapitres de bibliothèque conservent un historique de leurs versions. Tous les membres de l'organisation peuvent le lire ; la restauration requiert le rôle d'organisation Admin.

  1. Ouvrez l'Historique des versions : dans l'onglet Modèles, ouvrez le menu de la ligne du modèle — ou de la ligne du chapitre sous Modèles de chapitre — et choisissez Historique des versions. Dans l'éditeur de rapport ou l'éditeur de chapitre, cliquez sur Historique dans l'en-tête.
  2. Parcourez la liste, la plus récente en premier : chaque version indique son numéro, la date, qui l'a enregistrée et ce qui a changé. Actuelle marque la version en vigueur.
  3. Cliquez sur une version pour l'ouvrir. Vous voyez ses chapitres ou ses blocs tels qu'ils étaient ; un chapitre de bibliothèque indique laquelle de ses versions il avait alors, et si une restauration place son contenu actuel ou ramène cette copie comme chapitre propre du modèle. Toutes les versions vous ramène à la liste.
  4. Cliquez sur Restaurer la version 3 et confirmez avec Restaurer. Si la version lit des données qui n'existent plus, la boîte de dialogue les nomme d'abord : Restaurer sans elles les omet, Annuler ne change rien.
  5. Une note au-dessus de la liste confirme le nouveau numéro de version et nomme ce que Mirox a dû ajuster — un nom conservé, un chapitre revenu comme chapitre propre du modèle, des données omises.

La restauration ajoute une nouvelle version ; rien n'est perdu, et vous pouvez revenir en arrière de la même façon. Une restauration dans un éditeur remplace ce qui est à l'écran : enregistrez donc vos modifications avant. Restaurer un chapitre de bibliothèque modifie tous les modèles qui l'utilisent. Les rapports déjà générés conservent leurs propres chapitres ; ceux issus d'une version antérieure affichent Obsolète, et Ce qui a changé dans le modèle dans leurs Détails ouvre cet historique. Un modèle ou un chapitre fourni ne peut pas être restauré — Dupliquer pour modifier vous donne une copie sur laquelle travailler.

Voir qui a fait quoi

  • Qui a publié un rapport, et qui l'a généré : dans la liste, sous la date dans la colonne Publié ; dans les Détails du rapport (Publié, Dernière génération, Dernière modification du brouillon) ; et sur la ligne sous la description dans l'aperçu.
  • Tout ce qui est arrivé aux rapports d'une centrale — générés, régénérés, publiés, supprimés, exportés : ouvrez la page Données principales de la centrale et son onglet Activité, ou la page Activité pour toutes vos centrales, et filtrez sur la catégorie Rapport.
  • Chaque modification des modèles, chapitres et indicateurs : Organisation ▸ Activité. Cet onglet est ouvert aux rôles d'organisation Admin et Modérateur.

Ce que chaque entrée enregistre est décrit dans le journal d'activité.

Faire le ménage

  • Retirez un modèle ou un chapitre dont vous n'avez plus besoin : il est conservé mais n'est plus proposé ; Activer le remet en service.
  • Supprimer n'est possible que tant que rien n'en dépend. La boîte de dialogue indique ce qui en dépend encore — les rapports générés à partir d'un modèle, ou les modèles et chapitres qui utilisent un chapitre ou un indicateur —, chacun avec un lien pour l'ouvrir. Supprimez d'abord l'utilisation, puis l'élément.