Comptabilité et facturation
La comptabilité intègre l'aspect commercial de vos centrales dans la plateforme : vous gérez les contacts de facturation, les moyens de paiement, les contrats signés et les factures au même endroit, et chaque centrale que vous supervisez est facturée à un tarif clair et forfaitaire de 150 € par centrale et par mois. Aucun tableur à maintenir synchronisé — vos abonnements, mandats et factures suivent simplement les parcs que vous exploitez réellement.
Concept
La facturation dans Mirox s'organise autour d'un petit ensemble de briques de base qui résident au sein de votre organisation :
- Contact de facturation — l'entité juridique qui paie. Il porte la raison sociale, les identifiants fiscaux et de TVA, l'adresse de facturation et un moyen de paiement.
- Abonnement — relie un ou plusieurs parcs à un contact de facturation et définit l'intervalle de facturation. Le coût mensuel correspond simplement au nombre de parcs couverts multiplié par le tarif forfaitaire par parc.
- Moyen de paiement — comment le contact paie : un virement SEPA (vous recevez une facture et la réglez) ou un prélèvement SEPA (Mirox encaisse automatiquement, sur la base d'un mandat signé).
- Facture — l'enregistrement émis et téléchargeable de ce qui a été facturé.
- Contrat de service — l'accord au niveau de l'organisation qui active la facturation, signé électroniquement.
La plateforme maintient leur cohérence : vous ne pouvez pas supprimer un contact de facturation auquel des parcs sont encore abonnés, et un seul abonnement régulier actif est autorisé par contact.
Info
La facturation décrite ici couvre votre abonnement au service Mirox — ce que vous payez pour faire fonctionner la plateforme. Elle est distincte des contrats du marché de l'électricité (EEG, PPA, Direktvermarktung) qui décrivent comment vos centrales génèrent des revenus. Ceux-ci se trouvent dans Marché et tarifs.
Contacts de facturation
Un contact de facturation est l'entreprise qui sera facturée. Pour chaque contact, vous enregistrez la raison sociale, l'adresse de facturation, l'e-mail de facturation et les identifiants fiscaux pertinents, et vous choisissez son mode de paiement.
Validation de la TVA
Pour les clients hors d'Allemagne, un numéro de TVA intracommunautaire est requis, et la plateforme le valide auprès du système d'échange d'informations sur la TVA de l'UE (VIES) :
- Vous pouvez vérifier un numéro de TVA à la demande avant d'enregistrer le contact, ou revérifier un contact existant à tout moment.
- Un numéro de TVA UE valide pour un client non allemand active automatiquement la facturation hors taxe (autoliquidation).
- La validation réussie la plus récente est conservée avec le contact pour vos archives.
Avertissement
La vérification de la TVA dépend du service externe VIES de l'UE. Si VIES est temporairement indisponible, la vérification peut ne pas aboutir et le contact reste non validé jusqu'à ce que vous la relanciez — le numéro n'est jamais marqué comme valide en silence.
Vérification de l'IBAN et du BIC
Lorsque vous saisissez les coordonnées bancaires, la plateforme les valide et les met en forme pour vous :
- L'IBAN est vérifié quant à sa validité structurelle et renvoyé dans sa forme correctement formatée.
- Le BIC et le nom de la banque sont résolus automatiquement à partir de l'IBAN, vous n'avez donc pas à les rechercher.
Cela s'applique aux deux types de moyens de paiement et réduit le risque d'un virement échoué ou d'un prélèvement rejeté.
Moyens de paiement
Chaque contact de facturation utilise l'un des deux moyens de paiement SEPA :
- Virement SEPA — Mirox émet une facture que vous réglez depuis votre banque.
- Prélèvement SEPA — Mirox encaisse le montant automatiquement. Cela nécessite un mandat de prélèvement signé avant tout encaissement.
Vous pouvez changer le moyen de paiement d'un contact à tout moment. Le passage au prélèvement prépare un projet de paiement et un projet de mandat qui doivent ensuite être confirmés par signature électronique (voir ci-dessous) avant que l'encaissement ne devienne actif.
Mandats de prélèvement SEPA
Un mandat de prélèvement est votre autorisation pour Mirox d'encaisser des paiements depuis votre compte. La plateforme gère l'intégralité du cycle de vie du mandat :
- Un mandat est créé via le prestataire de paiement une fois la signature électronique terminée.
- Il évolue à travers des états clairs — de brouillon et en attente à valide une fois actif, et révoqué lorsque vous le retirez.
- Vous pouvez télécharger le document du mandat signé au format PDF pour vos archives à tout moment.
- Vous pouvez révoquer un mandat valide, ce qui arrête tout encaissement automatique futur.
Avertissement
La création d'un mandat repose sur un prestataire de paiement externe. Si ce service est brièvement indisponible, la création du mandat peut échouer et doit être réessayée — vos mandats valides existants ne sont pas affectés.
Signature électronique
Les contrats et les mandats de prélèvement sont confirmés par signature électronique avancée (AES) — un flux de signature léger et auditable qui se déroule entièrement dans le navigateur et votre boîte de réception. Le même flux est utilisé pour votre contrat de service et pour votre mandat SEPA.
Les étapes sont toujours les mêmes :
- Démarrez la session de signature pour le document que vous souhaitez signer.
- Acceptez la case de confirmation pour valider le document.
- La plateforme vous envoie par e-mail un code de vérification à 6 chiffres ; vous le saisissez pour vérifier votre identité. Un nouveau code peut être renvoyé s'il expire.
- Terminez la signature.
Lorsque vous terminez la signature d'un mandat, la plateforme active le paiement par prélèvement préparé, enregistre le mandat auprès du prestataire de paiement, génère le document officiel du mandat et vous envoie une confirmation par e-mail. Lorsque vous terminez la signature d'un contrat, le contrat de service est marqué comme signé.
Conseil
Comme le code de vérification est envoyé à l'e-mail de facturation, assurez-vous que l'adresse e-mail du contact est accessible à la personne responsable de la signature. Le code est à usage unique et limité dans le temps.
Abonnements
Un abonnement relie des parcs à un contact de facturation et définit le rythme de la facturation :
- Intervalle de facturation — mensuel ou annuel.
- Type d'abonnement — un abonnement normal (régulier), ou un abonnement de validation de concept (POC) pour les arrangements d'essai. Un seul abonnement régulier actif par contact est autorisé.
- Statut — actif, en pause ou annulé.
Vous affectez des parcs individuels à un abonnement, et vous pouvez déplacer tous les parcs d'un portefeuille entier vers un seul contact de facturation en une seule étape depuis la vue de comptabilité du portefeuille. Les vues par parc vous permettent de voir, pour n'importe quel parc, quel contact et quel abonnement le couvrent, l'intervalle, ainsi que la date jusqu'à laquelle il est payé.
Conseil
Utilisez la vue récapitulative pour obtenir un aperçu rapide à l'échelle de l'organisation : combien de contacts de facturation et de parcs vous avez, et le coût mensuel qui en résulte. Le coût correspond toujours au nombre de parcs couverts multiplié par le tarif forfaitaire de 150 € par parc et par mois.
Factures
Les factures sont les enregistrements de facturation émis. Vous pouvez lister et ouvrir chaque facture de votre organisation et télécharger chacune au format PDF. Chaque facture indique son numéro de pièce et son statut, les montants net, taxe et brut, la devise, ainsi que les dates d'échéance et de paiement avec son statut de paiement.
Info
Les factures sont générées par Mirox selon votre cycle de facturation — vous ne les créez pas vous-même. La plateforme est l'endroit où vous les consultez et les téléchargez.
Contrats de service
Le contrat de service de votre organisation est l'accord qui rend la facturation effective. Il enregistre la période contractuelle (dates de début et de fin) ainsi que le fait qu'il a été signé et approuvé.
- Vous signez le contrat via le flux de signature électronique décrit ci-dessus.
- Vous pouvez demander la résiliation d'un contrat actif. Sauf demande de résiliation immédiate, le contrat reste actif pendant une période d'extinction de 30 jours afin que vous puissiez exporter vos données avant la fin de l'accès.
- Une vue dédiée liste chaque parc couvert par le contrat.
Info
Ce contrat de service est l'accord commercial avec Mirox. Il est distinct des contrats d'achat d'électricité et des autres contrats de marché, qui décrivent comment vos centrales vendent l'énergie — voir Marché et tarifs.
Sécurité et contrôle
La comptabilité est une responsabilité commerciale, elle est donc réservée aux personnes qui en ont la charge :
- Les contacts de facturation, les moyens de paiement, les mandats, les abonnements et les contrats sont gérés au niveau de l'organisation par les rôles de responsabilité commerciale — un Admin, un Modérateur ou un Asset Manager (Commercial) — et non par les Membres ordinaires ni par les personnes qui ne détiennent des autorisations que sur des centrales individuelles.
- La signature électronique lie chaque contrat et chaque mandat signé à une confirmation par e-mail vérifiée, vous offrant un enregistrement auditable de qui a autorisé quoi et quand.
- Les coordonnées bancaires sensibles sont réduites à une terminaison reconnaissable dans les vues en liste plutôt qu'affichées en entier.
Pour une vue d'ensemble complète de qui peut faire quoi dans votre organisation, voir le Système d'autorisations.
Distinction par rapport aux fonctionnalités connexes
Plusieurs fonctionnalités touchent aux « contrats » et à « l'argent », et il est facile de les confondre. Ce tableau montre où chacune se situe.
| Fonctionnalité | Ce qu'elle couvre | Où elle se situe |
|---|---|---|
| Comptabilité et facturation (cette page) | Votre abonnement au service Mirox : contacts de facturation, paiements SEPA, mandats, factures, contrat de service | Facturation de l'organisation |
| Marché et tarifs | Comment vos centrales génèrent des revenus : paliers EEG, contrats d'achat d'électricité, configuration du gestionnaire de réseau et des tarifs | Configuration de marché par centrale |
| Rapports | Documents de reporting financiers et techniques dérivés de vos centrales et de vos paramètres de marché | Reporting |
En bref : la Comptabilité correspond à ce que vous payez pour faire fonctionner Mirox, Marché et tarifs correspond à ce que vos centrales perçoivent pour l'énergie qu'elles produisent, et les Rapports transforment les deux en documents téléchargeables.
Fonctionnalités connexes
- Marché et tarifs — configuration EEG, PPA et tarifs qui pilote les revenus des centrales et les rapports financiers
- Rapports — reporting technique et financier dérivé de vos centrales
- Premiers pas — où la configuration du contrat et de la facturation s'inscrit dans l'intégration
- Système d'autorisations — contrôle qui, dans votre organisation, peut gérer la facturation