Comptabilité et facturation
La comptabilité intègre l'aspect commercial de vos centrales dans la plateforme : vous gérez les contacts de facturation, les moyens de paiement, les contrats signés et les factures au même endroit, et chaque centrale que vous supervisez est facturée selon la grille tarifaire — mensuellement, ou payée d'avance pour 3 ou 5 ans ; voir Prix. Aucun tableur à maintenir synchronisé — les affectations de centrales, les mandats et les factures suivent simplement les centrales que vous exploitez réellement.
Concept
La facturation dans Mirox s'organise autour d'un petit ensemble de briques de base qui résident au sein de votre organisation :
- Contact de facturation — l'entité juridique qui paie : votre société principale ou l'une de vos sociétés de projet. Il porte la raison sociale, les identifiants fiscaux et de TVA, l'adresse de facturation et un moyen de paiement.
- Affectation des centrales — quelle société paie chaque centrale, et quelles petites centrales sont regroupées dans un lot de paiement. Voir Affecter les centrales.
- Moyen de paiement — comment le contact paie : un virement SEPA (vous recevez une facture et la réglez) ou un prélèvement SEPA (Mirox encaisse automatiquement, sur la base d'un mandat signé).
- Facture — l'enregistrement émis et téléchargeable de ce qui a été facturé.
- Contrat-cadre — votre contrat avec Mirox, signé en ligne par un administrateur des contrats sur la page Abonnement. Voir Contrats.
La plateforme maintient leur cohérence : vous ne pouvez pas supprimer une société de projet tant que des centrales lui sont affectées.
Info
La facturation décrite ici couvre votre abonnement au service Mirox — ce que vous payez pour faire fonctionner la plateforme. Elle est distincte des contrats du marché de l'électricité (EEG, PPA, Direktvermarktung) qui décrivent comment vos centrales génèrent des revenus. Ceux-ci se trouvent dans Marché et tarifs.
Contacts de facturation
Un contact de facturation est l'entreprise qui sera facturée — votre société principale ou une société de projet, toutes deux saisies sur la page Abonnement (voir Contrats). Pour chaque contact, vous enregistrez la raison sociale, l'adresse de facturation, l'e-mail de facturation et les identifiants fiscaux pertinents, et vous choisissez son mode de paiement.
Validation de la TVA
Pour les clients hors d'Allemagne, un numéro de TVA intracommunautaire est requis, et la plateforme le valide auprès du système d'échange d'informations sur la TVA de l'UE (VIES) :
- Vous pouvez vérifier un numéro de TVA à la demande avant d'enregistrer le contact, ou revérifier un contact existant à tout moment.
- Un numéro de TVA UE valide pour un client non allemand active automatiquement la facturation hors taxe (autoliquidation).
- La validation réussie la plus récente est conservée avec le contact pour vos archives.
Avertissement
La vérification de la TVA dépend du service externe VIES de l'UE. Si VIES est temporairement indisponible, la vérification peut ne pas aboutir et le contact reste non validé jusqu'à ce que vous la relanciez — le numéro n'est jamais marqué comme valide en silence.
Vérification de l'IBAN et du BIC
Lorsque vous saisissez les coordonnées bancaires, la plateforme les valide et les met en forme pour vous :
- L'IBAN est vérifié quant à sa validité structurelle et renvoyé dans sa forme correctement formatée.
- Le BIC et le nom de la banque sont résolus automatiquement à partir de l'IBAN, vous n'avez donc pas à les rechercher.
Cela s'applique aux deux types de moyens de paiement et réduit le risque d'un virement échoué ou d'un prélèvement rejeté.
Moyens de paiement
Chaque contact de facturation utilise l'un des deux moyens de paiement SEPA :
- Virement SEPA — Mirox émet une facture que vous réglez depuis votre banque.
- Prélèvement SEPA — Mirox encaisse le montant automatiquement. Cela nécessite un mandat de prélèvement signé avant tout encaissement.
Vous pouvez changer le moyen de paiement d'un contact à tout moment. Le passage au prélèvement prépare un projet de paiement et un projet de mandat qui doivent ensuite être confirmés par signature électronique (voir ci-dessous) avant que l'encaissement ne devienne actif.
Mandats de prélèvement SEPA
Un mandat de prélèvement est votre autorisation pour Mirox d'encaisser des paiements depuis votre compte. La plateforme gère l'intégralité du cycle de vie du mandat :
- Un mandat est créé via le prestataire de paiement une fois la signature électronique terminée.
- Il évolue à travers des états clairs — de brouillon et en attente à valide une fois actif, et révoqué lorsque vous le retirez.
- Vous pouvez télécharger le document du mandat signé au format PDF pour vos archives à tout moment.
- Vous pouvez révoquer un mandat valide, ce qui arrête tout encaissement automatique futur.
Avertissement
La création d'un mandat repose sur un prestataire de paiement externe. Si ce service est brièvement indisponible, la création du mandat peut échouer et doit être réessayée — vos mandats valides existants ne sont pas affectés.
Signature électronique
Les contrats et les mandats de prélèvement sont confirmés par signature électronique avancée (AES) — un flux de signature léger et auditable qui se déroule entièrement dans le navigateur et votre boîte de réception. Le même flux est utilisé pour le contrat-cadre, les adhésions des sociétés de projet et les mandats SEPA.
Les étapes sont toujours les mêmes :
- Démarrez la session de signature pour le document que vous souhaitez signer.
- Acceptez la case de confirmation pour valider le document.
- La plateforme vous envoie par e-mail un code de vérification à 6 chiffres ; vous le saisissez pour vérifier votre identité. Un nouveau code peut être renvoyé s'il expire.
- Terminez la signature.
Lorsque vous terminez la signature d'un mandat, la plateforme active le paiement par prélèvement préparé, enregistre le mandat auprès du prestataire de paiement, génère le document officiel du mandat et vous envoie une confirmation par e-mail. La signature du contrat-cadre et des adhésions des sociétés de projet est décrite dans Contrats.
Conseil
Le code de vérification est envoyé à l'adresse e-mail du propre compte Mirox de la personne qui signe ; assurez-vous qu'elle peut y recevoir des e-mails. Le code est à usage unique et limité dans le temps.
Centrales et lots de paiement
Quelle société paie chaque centrale, et quelles centrales sont regroupées dans un lot de paiement, se définit dans l'onglet Parcs de la page Abonnement. Une centrale que vous n'avez pas affectée est payée par la société qui a signé le contrat-cadre. Voir Affecter les centrales et Lots de paiement.
Factures
Les factures sont les enregistrements de facturation émis. Vous pouvez lister et ouvrir chaque facture de votre organisation et télécharger chacune au format PDF. Chaque facture indique son numéro de pièce et son statut, les montants net, taxe et brut, la devise, ainsi que les dates d'échéance et de paiement avec son statut de paiement.
Info
Les factures sont générées par Mirox selon votre cycle de facturation — vous ne les créez pas vous-même. La plateforme est l'endroit où vous les consultez et les téléchargez.
Contrats
Votre contrat avec Mirox — le contrat-cadre avec ses annexes et les adhésions de vos sociétés de projet — est conclu dans l'onglet Contrat de la page Abonnement par un administrateur des contrats désigné. Le contrat prend effet dès que la signature par code e-mail est terminée ; une confirmation et les documents vous sont envoyés par e-mail et restent téléchargeables.
Le parcours complet — désigner les administrateurs des contrats, saisir les données de la société, les documents, la signature, le SEPA de la société principale, les sociétés de projet et la résiliation — est décrit dans Contrats.
Info
Le contrat-cadre est l'accord commercial avec Mirox. Il est distinct des contrats d'achat d'électricité et des autres contrats de marché, qui décrivent comment vos centrales vendent l'énergie — voir Marché et tarifs.
Sécurité et contrôle
La comptabilité est une responsabilité commerciale, elle est donc réservée aux personnes qui en ont la charge :
- Tout ce qui se trouve sur la page Abonnement — le contrat-cadre, les adhésions des sociétés de projet, les données de paiement, les mandats et les affectations de centrales — est géré uniquement par les administrateurs des contrats : des membres désignés par un Admin de l'organisation dans l'onglet Équipe. Voir Contrats.
- Les Admins de l'organisation sans ce marquage voient le statut du contrat et la liste des centrales, mais ne peuvent rien modifier.
- La signature électronique lie chaque contrat et chaque mandat signé à une confirmation par e-mail vérifiée, vous offrant un enregistrement auditable de qui a autorisé quoi et quand.
- Les coordonnées bancaires sensibles sont réduites à une terminaison reconnaissable dans les vues en liste plutôt qu'affichées en entier.
Pour une vue d'ensemble complète de qui peut faire quoi dans votre organisation, voir le Système d'autorisations.
Distinction par rapport aux fonctionnalités connexes
Plusieurs fonctionnalités touchent aux « contrats » et à « l'argent », et il est facile de les confondre. Ce tableau montre où chacune se situe.
| Fonctionnalité | Ce qu'elle couvre | Où elle se situe |
|---|---|---|
| Comptabilité et facturation (cette page) | Votre abonnement au service Mirox : contacts de facturation, paiements SEPA, mandats, factures, contrat-cadre (Contrats) | Facturation de l'organisation |
| Marché et tarifs | Comment vos centrales génèrent des revenus : paliers EEG, contrats d'achat d'électricité, configuration du gestionnaire de réseau et des tarifs | Configuration de marché par centrale |
| Rapports | Documents de reporting financiers et techniques dérivés de vos centrales et de vos paramètres de marché | Reporting |
En bref : la Comptabilité correspond à ce que vous payez pour faire fonctionner Mirox, Marché et tarifs correspond à ce que vos centrales perçoivent pour l'énergie qu'elles produisent, et les Rapports transforment les deux en documents téléchargeables.
Fonctionnalités connexes
- Contrats — contrat-cadre, adhésions des sociétés de projet et administrateurs des contrats
- Marché et tarifs — configuration EEG, PPA et tarifs qui pilote les revenus des centrales et les rapports financiers
- Rapports — reporting technique et financier dérivé de vos centrales
- Onboarding — où la configuration du contrat et de la facturation s'inscrit dans l'intégration
- Système d'autorisations — contrôle qui, dans votre organisation, peut gérer la facturation