Trabalhar com Relatórios

Este guia percorre as tarefas do dia a dia na página Relatórios: gerar e publicar um relatório, descarregá-lo e definir o que os relatórios contêm com modelos, capítulos e métricas. Como tudo isto funciona, e porquê, é explicado em Relatórios e Métricas; as perguntas mais comuns têm resposta nas Perguntas Frequentes sobre Relatórios.

Onde Encontrar

Abrir no Mirox: Relatórios — navegação principal ▸ Relatórios. A página tem três separadores: Relatórios, Modelos e Métricas.

Antes de Começar

  • Gerar e publicar os relatórios de uma central está aberto às funções de trabalho Operador, Technical Manager, Asset Manager e Visualizador nessa central. Regenerar requer Operador, Technical Manager ou Asset Manager; eliminar um relatório requer Operador.
  • Um modelo com capítulos de montantes (receitas, compensações, liquidações) requer ainda a permissão de contabilidade na central: Operador ou Asset Manager.
  • Os modelos, capítulos e métricas são criados e alterados por um Administrador da organização; todos os outros membros usam-nos.
  • A sua função na organização dá-lhe uma função de trabalho nas centrais da organização — consulte o Sistema de permissões.

Gerar um Relatório

Abrir no Mirox: Relatórios ▸ Relatórios

  1. Clique em Gerar relatório no topo da página. Como atalho, clique num mês terminado no calendário Disponibilidade dos dados: a caixa de diálogo abre com o modelo e o mês já preenchidos.
  2. Escolha a Central. A partir daí, a caixa de diálogo só oferece os modelos que se aplicam a essa central.
  3. Escolha o Idioma do relatório. Parte do idioma da sua interface.
  4. Escolha o Período — mês, trimestre ou ano — e qual, e depois o Modelo.
  5. Leia as linhas por baixo da sua escolha:
    • se os dados do período são definitivos — caso ainda não sejam, o relatório será marcado como Provisório (pode gerá-lo na mesma);
    • que capítulos esta central não vai receber e de que precisam.
  6. Clique em Gerar para construir o relatório diretamente a partir do modelo, ou em Personalizar primeiro para alterar os capítulos deste único relatório no editor antes da geração — o modelo não muda.

Poucos segundos depois, o relatório abre na pré-visualização como Rascunho.

Nada para gerar?

A caixa de diálogo explica porquê: nenhum modelo se aplica a esta central (Abrir modelos leva-o ao separador Modelos para construir ou adaptar um), o período ainda não terminou, ou falta uma permissão — nesse caso indica quem pode ajudar.

Rever e Publicar

Um rascunho está completo, mas ainda não foi libertado. Publique-o depois de o rever.

  1. Abra o rascunho: abre sozinho depois da geração; mais tarde, clique na sua linha na lista ou em Rever e publicar na coluna Transferências.
  2. Percorra a pré-visualização.
  3. Para acrescentar as suas próprias palavras, clique em Editar no editor. O editor mostra as páginas do relatório tal como são impressas. Aí pode escrever uma nota na capa, acrescentar um comentário ou texto entre blocos, acrescentar uma nota de rodapé, renomear um título, ocultar um bloco ou dar a este relatório o seu próprio cabeçalho e rodapé. Os números são calculados e não podem ser editados. As alterações são guardadas enquanto escreve; Páginas mostra o resultado paginado exatamente como o PDF.
  4. Clique em Publicar e confirme. O relatório fica congelado tal como está, e as suas transferências ficam disponíveis para todas as pessoas da sua organização autorizadas a ler os relatórios dessa central. No editor, Publicado ocupa agora o lugar do botão, até alterar alguma coisa. A lista mostra por baixo da data, na coluna Publicado, quem publicou o relatório.

Para atualizar mais tarde um relatório publicado — após uma liquidação tardia, um valor de mercado revisto ou quando os dados provisórios passam a definitivos —, escolha Regenerar no menu da linha ou nos Detalhes do relatório. O relatório volta a rascunho; a última versão publicada continua disponível para transferência até voltar a publicar. O texto que escreveu é mantido.

Descarregar um Relatório

  1. Na lista, use os botões da coluna Transferências: PDF, Word, Excel, CSV (um arquivo ZIP com um ficheiro por tabela) ou JSON. Os mesmos botões estão na pré-visualização e nos Detalhes do relatório.
  2. Para cada valor por trás do relatório na resolução máxima, use Exportação completa de dados junto às transferências: escolha o formato e clique em Preparar; ao fim de um momento o ficheiro está pronto a descarregar.

As transferências fornecem sempre a última versão publicada, também enquanto um rascunho mais recente aguarda publicação. Um relatório nunca publicado ainda não tem transferências nem Exportação completa de dados — publique-o primeiro.

Construir um Modelo

Abrir no Mirox: Relatórios ▸ Modelos

  1. No separador Modelos, clique em Novo modelo — ou duplique um modelo existente, como o modelo incluído Visão geral da central, e altere a cópia.
  2. O editor de relatórios abre com uma central e um período de pré-visualização, em páginas que se parecem com o relatório impresso. Adicione capítulos: um Da biblioteca de capítulos, ou um novo escrito diretamente no modelo.
  3. Num capítulo, adicione blocos: escolha os dados e decida, junto à pré-visualização em direto, como são impressos — como tabela, gráfico ou lista. Adicione blocos de texto para os seus próprios parágrafos.
  4. Arraste os capítulos na lista de capítulos para os reordenar; se quiser, dê a um capítulo um título próprio neste modelo.
  5. Verifique a lista de capítulos: um capítulo que a central de pré-visualização não recebe aparece riscado, com aquilo de que precisa. Mude a central de pré-visualização para ver como o modelo fica noutras centrais.
  6. Clique em Guardar modelo e dê-lhe um nome e uma descrição. Os seus tipos de central são mostrados apenas para leitura — resultam dos capítulos. Num ecrã estreito, as ações do modelo ficam no menu ⋯ junto ao botão principal.

Um modelo pode ter o seu próprio cabeçalho e rodapé — consulte Editar o cabeçalho e o rodapé. Um relatório personalizado também pode tornar-se um modelo: no editor de relatórios, Guardar como modelo transforma os capítulos no ecrã num novo modelo.

O cabeçalho e o rodapé são impressos em todas as páginas exceto a capa, no PDF e no ficheiro Word. Defina-os num modelo para cada relatório gerado a partir dele, ou apenas para um relatório. Como funcionam: Cabeçalho e rodapé.

  1. Abra as páginas:
    • para um modelo, abra-o a partir do separador Modelos — alterar um modelo requer a função organizacional Administrador;
    • para um único relatório, abra o relatório e clique em Editar no editor.
  2. Aponte para o cabeçalho ou o rodapé de qualquer página e clique nele (Editar o cabeçalho / Editar o rodapé). As definições abrem ao lado. A etiqueta no topo indica de quem são agora: Predefinição da plataforma, Do modelo ou Próprios deste relatório.
  3. Escreva nas posições — Esquerda, Centro e Direita no cabeçalho; Esquerda, Direita e Segunda linha, centrada no rodapé. Uma posição marcada como predefinição mostra o texto da plataforma até escrever; a seta junto a uma posição repõe a predefinição, e uma posição que esvazia não imprime nada. A linha por baixo de cada posição mostra o que imprime.
  4. Para um valor que muda de relatório para relatório, coloque o cursor no sítio certo e clique num botão em Inserir no cursor: Central, Período, Modelo, Título do relatório, Organização, Dados à data de, Ano, Número da página ou Número de páginas.
  5. Ajuste os interruptores se necessário: Imprimir o cabeçalho ou Imprimir o rodapé, Logótipo na margem direita, Números de página à direita.
  6. Clique em Concluído. O cabeçalho e o rodapé de cada página já mostram o resultado.
  7. Mantenha-o:
    • num modelo, clique em Guardar modelo — a partir de agora, cada relatório gerado a partir dele imprime este cabeçalho e este rodapé;
    • num relatório, é guardado enquanto escreve e o modelo fica como está. Publique o relatório para que as suas transferências levem o novo cabeçalho e rodapé.

Para desfazer o cabeçalho e o rodapé próprios de um relatório, volte a abrir as definições e clique em Usar os do modelo — ou em Voltar à predefinição da plataforma quando o modelo não tem os seus. Num modelo, Voltar à predefinição da plataforma remove os seus. O cabeçalho e o rodapé próprios de um relatório podem ser definidos por qualquer pessoa autorizada a gerar e publicar os relatórios da central; com Personalizar primeiro, o cabeçalho e o rodapé que definir entram no novo relatório quando clicar em Gerar relatório.

Criar um Capítulo

Um capítulo de biblioteca pode ser colocado em qualquer modelo, e uma alteração nele vê-se em todos.

  1. No separador Modelos, em Modelos de capítulo, clique em Novo capítulo.
  2. Dê-lhe um nome e adicione blocos: Escolher dados e, junto à pré-visualização, a sua forma.
  3. Decida o que acontece quando uma central não consegue fornecer os dados (Se indisponível): o relatório indica que os dados faltam, ou deixa o capítulo de fora.
  4. Observe Aparece em: mostra, à medida que adiciona dados, os tipos de central de que o capítulo precisa. Se a central de pré-visualização não se qualificar, a folha indica «Não incluído para central: requer …» — escolha outra central para ver o conteúdo.
  5. Clique em Criar capítulo. Passa a estar na biblioteca de capítulos, e qualquer modelo o pode adicionar.

Para alterar um capítulo de biblioteca, clique na sua linha. Para guardar na biblioteca um capítulo escrito dentro de um modelo, use a sua etiqueta no editor de relatórios e escolha Guardar como novo capítulo de biblioteca.

Criar uma Métrica

Abrir no Mirox: Relatórios ▸ Métricas

  1. No separador Métricas, clique em Nova métrica — ou abra um Exemplo incluído e duplique-o.
  2. No topo, em Avaliar em, escolha a central com a qual a métrica é verificada. A verificação, a amostra de ontem, a pré-visualização, os blocos disponíveis e o assistente usam todos essa central; a métrica em si não pertence a nenhuma central.
  3. Preencha o nome, o id, a unidade e a descrição, e escreva a expressão — ou descreva o valor pretendido ao Assistente e deixe-o escrever a expressão consigo. Cada alteração é guardada enquanto escreve.
  4. Leia o veredicto. Enquanto a expressão tiver um problema, a métrica mostra Não validada e não pode ser usada em lado nenhum; corrija o que o editor lista.
  5. Verifique Aplica-se a: os tipos de central de que a métrica precisa. Um capítulo que a usa só aparece nessas centrais.
  6. Clique em Calcular pré-visualização para ver os valores ao longo de um mês, de um trimestre ou de um ano.
  7. Use-a: no seletor de dados de um capítulo, a sua métrica aparece como métrica própria.

Restaurar uma Versão

Os modelos e os capítulos de biblioteca guardam um histórico das suas versões. Todos os membros da organização o podem ler; restaurar requer a função organizacional Administrador.

  1. Abra o Histórico de versões: no separador Modelos, abra o menu da linha do modelo — ou da linha do capítulo em Modelos de capítulo — e escolha Histórico de versões. No editor de relatórios ou no editor de capítulos, clique em Histórico no cabeçalho.
  2. Leia a lista, com a versão mais recente primeiro: cada versão mostra o número, a data, quem a guardou e o que mudou. Atual assinala a versão em vigor.
  3. Clique numa versão para a abrir. Vê os seus capítulos ou blocos tal como eram; um capítulo de biblioteca indica que versão sua tinha na altura e se uma restauração coloca o seu conteúdo atual ou traz esta cópia de volta como capítulo próprio do modelo. Todas as versões leva-o de volta à lista.
  4. Clique em Restaurar a versão 3 e confirme com Restaurar. Se a versão lê dados que já não existem, a caixa de diálogo indica-os primeiro: Restaurar sem elas deixa-os de fora, Cancelar não altera nada.
  5. Uma nota por cima da lista confirma o novo número de versão e indica o que o Mirox teve de ajustar — um nome mantido, um capítulo que regressou como capítulo próprio do modelo, dados que ficaram de fora.

A restauração acrescenta uma nova versão; nada se perde, e pode voltar atrás da mesma forma. Uma restauração num editor substitui o que está no ecrã, por isso guarde antes as suas alterações. Restaurar um capítulo de biblioteca altera todos os modelos que o usam. Os relatórios já gerados mantêm os seus próprios capítulos; os gerados a partir de uma versão anterior mostram Desatualizado, e O que mudou no modelo nos seus Detalhes abre este histórico. Um modelo ou capítulo incluído não pode ser restaurado — Duplicar para editar dá-lhe uma cópia para trabalhar.

Ver Quem Fez o Quê

  • Quem publicou um relatório e quem o gerou: na lista, por baixo da data na coluna Publicado; nos Detalhes do relatório (Publicado, Última geração, Última edição do rascunho); e na linha por baixo da descrição na pré-visualização.
  • Tudo o que aconteceu aos relatórios de uma central — gerados, regenerados, publicados, eliminados, exportados: abra a página Dados base da central e o seu separador Atividade, ou a página Atividade para todas as suas centrais, e filtre pela categoria Relatório.
  • Cada alteração a modelos, capítulos e métricas: Organização ▸ Atividade. Este separador está aberto às funções organizacionais Administrador e Moderador.

O que cada entrada regista está descrito no registo de atividade.

Arrumar

  • Retire um modelo ou capítulo de que já não precisa: é mantido, mas deixa de ser oferecido; Ativar repõe-no.
  • Eliminar só é possível enquanto nada depender dele. A caixa de diálogo indica o que ainda depende — os relatórios gerados a partir de um modelo, ou os modelos e capítulos que usam um capítulo ou uma métrica —, cada um com uma ligação para o abrir. Remova primeiro a utilização e depois elimine.