Mit Berichten arbeiten

Diese Anleitung führt durch die alltäglichen Aufgaben auf der Seite Berichte: einen Bericht erstellen und veröffentlichen, ihn herunterladen und mit Vorlagen, Kapiteln und Kennzahlen gestalten, was Berichte enthalten. Wie das alles funktioniert und warum, erklären Berichte und Kennzahlen; häufige Fragen beantwortet die FAQ zu Berichten.

Bevor Sie beginnen

• Erstellen und veröffentlichen dürfen die Berichte einer Anlage die Funktionsrollen Betreiber, Technische Betriebsführung, Kaufmännische Betriebsführung und Betrachter auf dieser Anlage. Neu erstellen erfordert Betreiber, Technische oder Kaufmännische Betriebsführung; einen Bericht löschen darf der Betreiber.
• Eine Vorlage mit Geld-Kapiteln (Erlöse, Entschädigungen, Abrechnungen) erfordert zusätzlich die Abrechnungsberechtigung für die Anlage: Betreiber oder Kaufmännische Betriebsführung.
• Vorlagen, Kapitel und Kennzahlen legt ein Admin der Organisation an und ändert sie; alle anderen Mitglieder verwenden sie.
• Ihre Rolle in der Organisation gibt Ihnen eine Funktionsrolle auf den Anlagen der Organisation — siehe Berechtigungssystem.

Einen Bericht erstellen

In Mirox öffnen: Berichte ▸ Berichte

1. Klicken Sie oben auf der Seite auf Bericht erstellen. Schneller geht es über den Kalender Datenstand: Ein Klick auf einen beendeten Monat öffnet den Dialog mit bereits gewählter Vorlage und gewähltem Monat.
2. Wählen Sie die Anlage. Der Dialog bietet danach nur noch die Vorlagen an, die für diese Anlage gelten.
3. Wählen Sie die Berichtssprache. Voreingestellt ist die Sprache Ihrer Oberfläche.
4. Wählen Sie den Zeitraum — Monat, Quartal oder Jahr — und welchen, dann die Vorlage.
5. Lesen Sie die Zeilen unter Ihrer Auswahl:
   • ob die Daten des Zeitraums endgültig sind — falls noch nicht, wird der Bericht als Vorläufig gekennzeichnet (erstellen können Sie ihn trotzdem);
   • welche Kapitel diese Anlage nicht erhält und was sie benötigen.
6. Klicken Sie auf Erstellen, um den Bericht direkt aus der Vorlage zu bauen, oder auf Zuerst anpassen, um die Kapitel dieses einen Berichts vor dem Erstellen im Editor zu ändern — die Vorlage bleibt dabei unverändert.

Nach wenigen Sekunden öffnet sich der Bericht als Entwurf in der Vorschau.

Prüfen und veröffentlichen

Ein Entwurf ist vollständig, aber noch nicht freigegeben. Veröffentlichen Sie ihn, wenn Sie ihn geprüft haben.

1. Öffnen Sie den Entwurf: Nach dem Erstellen öffnet er sich von selbst; später klicken Sie auf seine Zeile in der Liste oder auf Prüfen & veröffentlichen in der Spalte Downloads.
2. Blättern Sie durch die Vorschau.
3. Für eigene Worte klicken Sie auf Im Editor bearbeiten. Der Editor zeigt die Seiten des Berichts so, wie sie gedruckt werden. Dort können Sie eine Notiz auf das Deckblatt schreiben, einen Kommentar oder Text zwischen Blöcken einfügen, eine Fußnote ergänzen, einen Titel umbenennen, einen Block ausblenden oder diesem Bericht eine eigene Kopf- und Fußzeile geben. Zahlen sind berechnet und lassen sich nicht bearbeiten. Ihre Änderungen werden beim Tippen gespeichert; Seiten zeigt das Ergebnis genau so paginiert wie das PDF.
4. Klicken Sie auf Veröffentlichen und bestätigen Sie. Der Bericht wird so eingefroren, wie er aussieht, und seine Downloads stehen allen in Ihrer Organisation zur Verfügung, die die Berichte dieser Anlage lesen dürfen. Im Editor steht nun Veröffentlicht an der Stelle der Schaltfläche, bis Sie etwas ändern. Die Liste zeigt unter dem Datum in der Spalte Veröffentlicht, wer den Bericht veröffentlicht hat.

Um einen veröffentlichten Bericht später zu aktualisieren — nach einer verspäteten Abrechnung, einem korrigierten Marktwert oder sobald vorläufige Daten endgültig sind —, wählen Sie Neu erstellen im Menü der Zeile oder in den Details des Berichts. Der Bericht kehrt in den Entwurf zurück; seine zuletzt veröffentlichte Fassung bleibt herunterladbar, bis Sie erneut veröffentlichen. Ihr geschriebener Text bleibt erhalten.

Einen Bericht herunterladen

1. Nutzen Sie in der Liste die Schaltflächen in der Spalte Downloads: PDF, Word, Excel, CSV (ein ZIP-Archiv mit einer Datei je Tabelle) oder JSON. Dieselben Schaltflächen finden Sie in der Vorschau und in den Details des Berichts.
2. Für jeden Wert hinter dem Bericht in voller Auflösung nutzen Sie Vollständiger Datenexport neben den Downloads: Format wählen und auf Erstellen klicken; nach einem Moment steht die Datei zum Download bereit.

Downloads liefern immer die zuletzt veröffentlichte Fassung, auch während ein neuerer Entwurf wartet. Ein nie veröffentlichter Bericht hat noch weder Downloads noch Vollständiger Datenexport — veröffentlichen Sie ihn zuerst.

Eine Vorlage bauen

In Mirox öffnen: Berichte ▸ Vorlagen

1. Klicken Sie auf dem Tab Vorlagen auf Neue Vorlage — oder duplizieren Sie eine vorhandene, etwa die mitgelieferte Anlagenübersicht, und ändern Sie die Kopie.
2. Der Berichtseditor öffnet sich mit einer Vorschau-Anlage und einem Zeitraum, auf Seiten, die wie der gedruckte Bericht aussehen. Fügen Sie Kapitel hinzu: eines Aus der Kapitelbibliothek oder ein neues, das Sie direkt in der Vorlage schreiben.
3. Fügen Sie in einem Kapitel Blöcke hinzu: Daten wählen, dann neben der Live-Vorschau festlegen, wie sie gedruckt werden — als Tabelle, Grafik oder Liste. Für eigene Absätze fügen Sie Textblöcke hinzu.
4. Ziehen Sie Kapitel in der Kapitelliste, um sie neu anzuordnen; geben Sie einem Kapitel bei Bedarf einen eigenen Titel in dieser Vorlage.
5. Prüfen Sie die Kapitelliste: Ein Kapitel, das die Vorschau-Anlage nicht erhält, ist durchgestrichen, mit dem, was es benötigt. Wechseln Sie die Vorschau-Anlage, um zu sehen, wie die Vorlage auf anderen Anlagen aussieht.
6. Klicken Sie auf Vorlage speichern und geben Sie Name und Beschreibung an. Ihre Anlagentypen werden nur angezeigt — sie ergeben sich aus den Kapiteln. Auf einem schmalen Bildschirm liegen die Aktionen für die Vorlage im Menü ⋯ neben der Hauptschaltfläche.

Eine Vorlage kann eine eigene Kopf- und Fußzeile haben — siehe Kopf- und Fußzeile bearbeiten. Auch ein angepasster Bericht kann zur Vorlage werden: Im Berichtseditor macht Als Vorlage speichern aus den Kapiteln auf dem Bildschirm eine neue Vorlage.

Kopf- und Fußzeile bearbeiten

Kopf- und Fußzeile stehen auf jeder Seite außer dem Deckblatt, im PDF wie in der Word-Datei. Legen Sie sie in einer Vorlage für jeden daraus erstellten Bericht fest oder nur für einen einzelnen Bericht. Wie sie funktionieren: Kopf- und Fußzeile.

1. Öffnen Sie die Seiten:
   • für eine Vorlage öffnen Sie sie auf dem Tab Vorlagen — eine Vorlage zu ändern erfordert die Organisationsrolle Admin;
   • für einen einzelnen Bericht öffnen Sie den Bericht und klicken auf Im Editor bearbeiten.
2. Zeigen Sie auf die Kopf- oder Fußzeile einer beliebigen Seite und klicken Sie darauf (Kopfzeile bearbeiten / Fußzeile bearbeiten). Die Einstellungen öffnen sich daneben. Das Kennzeichen oben sagt, wessen sie gerade sind: Plattform-Standard, Aus der Vorlage oder Nur für diesen Bericht.
3. Tippen Sie in die Plätze — Links, Mitte und Rechts in der Kopfzeile; Links, Rechts und Zweite Zeile, zentriert in der Fußzeile. Ein mit Standard gekennzeichneter Platz zeigt den Text der Plattform, bis Sie tippen; der Pfeil neben einem Platz holt den Standard zurück, und ein Platz, den Sie leeren, druckt nichts. Die Zeile unter jedem Platz zeigt, was er druckt.
4. Für einen Wert, der sich von Bericht zu Bericht ändert, setzen Sie den Cursor an die richtige Stelle und klicken auf eine Schaltfläche unter An der Cursorposition einfügen: Anlage, Zeitraum, Vorlage, Berichtstitel, Organisation, Datenstand, Jahr, Seitenzahl oder Seitenanzahl.
5. Stellen Sie bei Bedarf die Schalter ein: Kopfzeile drucken oder Fußzeile drucken, Logo am rechten Rand, Seitenzahlen rechts.
6. Klicken Sie auf Fertig. Kopf- und Fußzeile jeder Seite zeigen das Ergebnis bereits.
7. Behalten Sie es:
   • in einer Vorlage klicken Sie auf Vorlage speichern — jeder ab jetzt daraus erstellte Bericht druckt diese Kopf- und Fußzeile;
   • in einem Bericht wird es beim Tippen gespeichert, und die Vorlage bleibt unverändert. Veröffentlichen Sie den Bericht, damit seine Downloads die neue Kopf- und Fußzeile tragen.

Um die eigene Kopf- und Fußzeile eines Berichts zurückzunehmen, öffnen Sie die Einstellungen erneut und klicken auf Die der Vorlage verwenden — oder auf Zurück zum Plattform-Standard, wenn die Vorlage keine eigenen hat. In einer Vorlage entfernt Zurück zum Plattform-Standard ihre eigenen. Eigene Kopf- und Fußzeilen eines Berichts kann jeder festlegen, der die Berichte der Anlage erstellen und veröffentlichen darf; mit Zuerst anpassen gehen die festgelegte Kopf- und Fußzeile in den neuen Bericht ein, wenn Sie auf Bericht erstellen klicken.

Ein Kapitel anlegen

Ein Bibliothekskapitel lässt sich in jede Vorlage einsetzen, und eine Änderung daran zeigt sich in allen.

1. Klicken Sie auf dem Tab Vorlagen unter Kapitelvorlagen auf Neues Kapitel.
2. Geben Sie einen Namen ein und fügen Sie Blöcke hinzu: Daten wählen und daneben in der Vorschau die Form festlegen.
3. Legen Sie fest, was geschieht, wenn eine Anlage die Daten nicht liefern kann (Wenn nicht verfügbar): Der Bericht weist die Daten als fehlend aus, oder er lässt das Kapitel weg.
4. Achten Sie auf Erscheint bei: Es zeigt beim Hinzufügen von Daten die Anlagentypen, die das Kapitel benötigt. Passt die Vorschau-Anlage nicht, steht auf dem Blatt „Nicht enthalten für Anlage: benötigt …“ — wählen Sie eine andere Anlage, um den Inhalt zu sehen.
5. Klicken Sie auf Kapitel anlegen. Es steht jetzt in der Kapitelbibliothek, und jede Vorlage kann es hinzufügen.

Um ein Bibliothekskapitel zu ändern, klicken Sie auf seine Zeile. Um ein Kapitel, das Sie in einer Vorlage geschrieben haben, in die Bibliothek zu übernehmen, nutzen Sie im Berichtseditor sein Kennzeichen und wählen Als neues Bibliothekskapitel speichern.

Eine Kennzahl anlegen

In Mirox öffnen: Berichte ▸ Kennzahlen

1. Klicken Sie auf dem Tab Kennzahlen auf Neue Kennzahl — oder öffnen Sie ein mitgeliefertes Beispiel und duplizieren Sie es.
2. Wählen Sie oben unter Auswerten auf die Anlage, gegen die die Kennzahl geprüft wird. Prüfung, Stichprobe von gestern, Vorschau, Bausteine und Assistent nutzen alle diese Anlage; die Kennzahl selbst gehört zu keiner Anlage.
3. Füllen Sie Name, Id, Einheit und Beschreibung aus und schreiben Sie den Ausdruck — oder beschreiben Sie den gewünschten Wert dem Assistenten und lassen Sie ihn den Ausdruck mit Ihnen schreiben. Jede Änderung wird beim Tippen gespeichert.
4. Lesen Sie das Urteil. Solange der Ausdruck ein Problem hat, zeigt die Kennzahl Nicht validiert und lässt sich nirgends verwenden; beheben Sie, was der Editor auflistet.
5. Prüfen Sie Gilt für: die Anlagentypen, die die Kennzahl benötigt. Ein Kapitel, das sie verwendet, erscheint nur bei diesen Anlagen.
6. Klicken Sie auf Vorschau berechnen, um die Werte über einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr zu sehen.
7. Verwenden Sie sie: In der Datenauswahl eines Kapitels erscheint Ihre Kennzahl als eigene Kennzahl.

Eine Version wiederherstellen

Vorlagen und Bibliothekskapitel führen einen Verlauf ihrer Versionen. Lesen kann ihn jedes Mitglied der Organisation; das Wiederherstellen erfordert die Organisationsrolle Admin.

1. Öffnen Sie den Versionsverlauf: Öffnen Sie auf dem Tab Vorlagen das Menü der Zeile der Vorlage — oder der Zeile des Kapitels unter Kapitelvorlagen — und wählen Sie Versionsverlauf. Im Berichtseditor oder im Kapiteleditor klicken Sie in der Kopfzeile auf Verlauf.
2. Lesen Sie die Liste, die neueste Version zuerst: Jede Version zeigt ihre Nummer, das Datum, wer sie gespeichert hat und was sich geändert hat. Aktuell kennzeichnet die Version, die gerade gilt.
3. Klicken Sie auf eine Version, um sie zu öffnen. Sie sehen ihre Kapitel oder Blöcke so, wie sie damals waren; ein Bibliothekskapitel zeigt, welche seiner Versionen es damals hatte und ob eine Wiederherstellung seinen aktuellen Inhalt einsetzt oder diese Kopie als eigenes Kapitel der Vorlage zurückbringt. Alle Versionen führt zurück zur Liste.
4. Klicken Sie auf Version 3 wiederherstellen und bestätigen Sie mit Wiederherstellen. Liest die Version Daten, die es nicht mehr gibt, nennt der Dialog sie zuerst: Ohne sie wiederherstellen lässt sie weg, Abbrechen ändert nichts.
5. Ein Hinweis über der Liste bestätigt die neue Versionsnummer und nennt, was Mirox anpassen musste — einen beibehaltenen Namen, ein Kapitel, das als eigenes Kapitel der Vorlage zurückkam, weggelassene Daten.

Das Wiederherstellen legt eine neue Version an; nichts geht verloren, und Sie können auf demselben Weg wieder zurück. Eine Wiederherstellung im Editor ersetzt, was auf dem Bildschirm steht — speichern Sie Ihre Änderungen also vorher. Das Wiederherstellen eines Bibliothekskapitels ändert jede Vorlage, die es verwendet. Bereits erstellte Berichte behalten ihre eigenen Kapitel; die aus einer älteren Version erstellten zeigen Veraltet, und Was sich an der Vorlage geändert hat in ihren Details öffnet diesen Verlauf. Eine mitgelieferte Vorlage oder ein mitgeliefertes Kapitel lässt sich nicht wiederherstellen — Zum Bearbeiten kopieren gibt Ihnen eine Kopie, mit der Sie arbeiten können.

Sehen, wer was getan hat

• Wer einen Bericht veröffentlicht und wer ihn erstellt hat: in der Liste unter dem Datum in der Spalte Veröffentlicht; in den Details des Berichts (Veröffentlicht, Zuletzt erstellt, Entwurf zuletzt bearbeitet); und in der Zeile unter der Beschreibung in der Vorschau.
• Alles, was mit den Berichten einer Anlage geschah — erstellt, neu erstellt, veröffentlicht, gelöscht, exportiert: Öffnen Sie die Seite Stammdaten der Anlage und ihren Tab Aktivität oder die Seite Aktivität für alle Ihre Anlagen, und filtern Sie nach der Kategorie Bericht.
• Jede Änderung an Vorlagen, Kapiteln und Kennzahlen: Organisation ▸ Aktivität. Dieser Tab steht den Organisationsrollen Admin und Moderator offen.

Was jeder Eintrag festhält, beschreibt das Aktivitätsprotokoll.

Aufräumen

• Stilllegen: Eine Vorlage oder ein Kapitel, das Sie nicht mehr brauchen, bleibt erhalten, wird aber nicht mehr angeboten; Aktivieren holt es zurück.
• Löschen ist nur möglich, solange nichts mehr davon abhängt. Der Dialog nennt, was noch davon abhängt — die aus einer Vorlage erstellten Berichte oder die Vorlagen und Kapitel, die ein Kapitel oder eine Kennzahl verwenden —, jeweils mit einem Link zum Öffnen. Entfernen Sie zuerst die Verwendung, dann löschen Sie.

Verwandte Seiten

• Berichte — Vorlagen, Anlagentypen, Entwürfe, Datenstand, Versionen, Kopf- und Fußzeile, Downloads, Sprachen und das Aktivitätsprotokoll
• Kennzahlen — die eigenen Werte Ihrer Organisation definieren
• FAQ zu Berichten — häufige Fragen
• Berechtigungssystem — Rollen und Funktionsrollen
• Aktivität & Audit-Trail — wer was wann getan hat