Gérer les contacts de parc

Conservez les personnes et les entreprises associées à chaque parc — l'exploitant, le Technical Manager, le gestionnaire de réseau, la société de projet — enregistrées directement sur le parc, afin que quiconque y travaille sache qui appeler. Les contacts existent une seule fois dans votre annuaire d'organisation et peuvent être liés à autant de parcs que vous le souhaitez, de sorte que vous ne saisissez jamais deux fois les mêmes informations.

Les contacts de parc sont uniquement des informations de référence. Ils constituent un carnet d'adresses rattaché à un parc ; ils n'accordent à personne l'accès à la plateforme. Pour donner à une personne un accès de connexion ou des droits sur un parc, consultez Gérer les autorisations des membres.

Comment fonctionnent les contacts

Un contact est créé une seule fois dans l'annuaire de votre organisation, puis lié à un parc avec un rôle. Comme la fiche de contact sous-jacente est partagée, la même personne ou entreprise peut apparaître sur plusieurs parcs, et la modification de son numéro de téléphone ou de son e-mail la met à jour partout où elle est liée.

Il existe deux endroits pour les gérer, tous deux accessibles depuis la page Données principales du parc :

• Contacts — l'annuaire général du parc : exploitants, Technical Managers et toute autre personne que vous souhaitez enregistrer.
• Contacts clés — deux emplacements uniques dédiés au Gestionnaire de réseau et à la Société de projet, les deux entreprises que la plupart des parcs doivent identifier.

Pour accéder à l'un ou l'autre, ouvrez la page Données principales du parc et sélectionnez l'action Modifier (crayon) sur le titre du parc pour ouvrir les Paramètres du parc, puis choisissez l'onglet Contacts ou Contacts clés dans la barre latérale.

Types de contacts

Lorsque vous ajoutez un contact général, vous lui attribuez un type afin qu'il soit trié et affiché de manière pertinente dans l'annuaire.

Ajouter un contact à un parc

1. Ouvrez la page Données principales du parc et sélectionnez Modifier sur le titre du parc pour ouvrir les Paramètres du parc.
2. Choisissez l'onglet Contacts, puis sélectionnez Ajouter un contact.
3. Choisissez un Type de contact (Exploitant, Technical Manager ou Autre). Pour Autre, renseignez l'Étiquette afin que le rôle soit clair.
4. Pour réutiliser une personne existante, commencez à saisir dans Rechercher des contacts existants et choisissez-la dans la liste — ses informations se remplissent automatiquement. Pour créer un tout nouveau contact, remplissez simplement les champs directement.
5. Complétez les informations dont vous disposez : nom, entreprise, e-mail, téléphone, mobile et adresse.
6. Enregistrez. Le contact apparaît désormais dans l'Annuaire de ce parc.

Définir les contacts clés

Le Gestionnaire de réseau et la Société de projet apparaissent comme leurs propres cartes sur la vue d'ensemble des Données principales, car ce sont les deux entreprises que vous référencez le plus. Chacun dispose d'un emplacement unique.

1. Ouvrez les Paramètres du parc et choisissez l'onglet Contacts clés.
2. Pour le rôle que vous souhaitez définir, sélectionnez Lier un contact.
3. Recherchez un contact d'organisation existant, ou saisissez les informations d'une nouvelle entreprise. Le rôle est fixe pour cet emplacement, il n'y a donc pas de type à choisir.
4. Enregistrez. L'entreprise apparaît désormais sur la carte de contact clé correspondante.

Pour remplacer l'entreprise, sélectionnez Modifier sur cet emplacement et liez un autre contact — le précédent est délié automatiquement. Sélectionnez Supprimer pour vider l'emplacement.

Modifier et supprimer des contacts

• Modifier les informations — sous l'onglet Contacts, ouvrez un contact et mettez à jour ses champs. Comme la fiche est partagée, la modification s'applique à tous les parcs auxquels le contact est lié.
• Retirer de ce parc — déliez un contact du parc sans le supprimer de l'annuaire de votre organisation ; il reste disponible pour être lié ailleurs.
• Supprimer de l'annuaire — lors de la modification d'un contact, vous pouvez le supprimer entièrement de l'organisation, ce qui le retire de tous les parcs.

Réutiliser les contacts entre les parcs

Comme les contacts appartiennent à l'organisation et non à un parc unique, constituer votre annuaire une seule fois est rentable sur l'ensemble de votre portefeuille :

• La même société de maintenance peut être le Technical Manager de chaque parc dont elle assure le service.
• Un gestionnaire de réseau lié comme Contact clé sur un parc peut être lié à d'autres sans ressaisir ses informations.
• Mettre à jour un e-mail ou un numéro de téléphone une seule fois le met à jour sur chaque parc qui référence le contact.

Consultez Ressources de la plateforme pour comprendre comment les organisations, les portefeuilles et les parcs s'imbriquent, et pourquoi un annuaire partagé s'inscrit dans cette structure.

Guides associés

• Ressources de la plateforme — comment les organisations, les portefeuilles et les parcs sont organisés
• Utiliser le stockage de fichiers — l'autre élément que vous gérez sur les Données principales d'un parc
• Gérer les autorisations des membres — donner à une personne un accès et des droits réels, par opposition à une entrée d'annuaire
• Système d'autorisations — les rôles d'organisation et de fonction qui déterminent qui peut modifier un parc