Usare l'archiviazione file

Ogni organizzazione e ogni impianto dispone di un esplora file integrato per conservare i documenti che appartengono ai tuoi asset — report di irraggiamento, contratti, schede tecniche, protocolli di ispezione, schemi unifilari, foto e altro ancora — in un unico luogo ricercabile. Questa guida ti accompagna nel caricamento e nell'organizzazione dei file, nel download delle cartelle, nell'uso del tagging automatico AI per ciò che archivi e nella scelta della categoria che controlla chi può vedere ciascun file.

Esistono due aree di archiviazione, che condividono esattamente lo stesso esplora file:

Archiviazione dell'organizzazione — documenti che appartengono alla tua azienda nel suo insieme (contratti con clienti e di servizio, fatture, documenti assicurativi, autorizzazioni).
Archiviazione dell'impianto — documenti che appartengono a uno specifico impianto (report di irraggiamento, documenti di allacciamento alla rete, disegni as-built, protocolli di ispezione).

Dove si trova

Archiviazione dell'organizzazione: apri la pagina Organizzazione e scegli la scheda Archiviazione. Apri in Mirox — Organizzazione ▸ Archiviazione. Archiviazione dell'impianto: apri un impianto e scegli la scheda Archiviazione in Dati di base. Apri in Mirox — Dati di base ▸ Archiviazione.

Prima di iniziare

L'archiviazione dell'organizzazione è riservata alla dirigenza dell'organizzazione: solo un Admin o un Moderatore vede la scheda Archiviazione nella pagina Organizzazione.
L'archiviazione dell'impianto segue il tuo ruolo professionale su quell'impianto. La scheda Archiviazione appare quando il tuo ruolo sull'impianto concede l'accesso all'archiviazione; consulta il Sistema di permessi per sapere chi ottiene cosa.
È accettato qualsiasi tipo di file, fino a 50 MB per file. I file più grandi vengono rifiutati con un messaggio chiaro nella riga di caricamento.

Caricare file

Puoi aggiungere file in due modi, ed entrambi finiscono nella cartella che stai attualmente visualizzando.

Apri l'area di archiviazione (Organizzazione ▸ Archiviazione, oppure impianto ▸ Dati di base ▸ Archiviazione).
Naviga nella cartella in cui vuoi caricare usando il percorso di navigazione (breadcrumb) in alto.
Quindi:
- Clicca Carica e scegli uno o più file, oppure
- Trascina i file (o un'intera cartella) dal tuo computer direttamente sulla tabella. Una cartella trascinata mantiene la sua struttura — le sue sotto-cartelle vengono ricreate per te, anche quelle vuote.

Ogni file appare come una riga mentre viene caricato. Un caricamento fallito rimane al suo posto con il motivo mostrato, così puoi correggerlo e riprovare, quindi rimuovere la riga.

Aprire senza scaricare

Clicca sul nome di un file per aprirlo. I file che il browser può visualizzare in anteprima — PDF, immagini e testo — si aprono in una nuova scheda; tutto il resto viene scaricato. Usa Scarica nel menu della riga per forzare sempre il download.

Organizzare con le cartelle

L'esplora file si comporta come un familiare gestore di file.

Crea una cartella — clicca Nuova cartella e assegnale un nome.
Naviga — clicca su una cartella per entrarci; usa il percorso di navigazione (o la freccia su) per tornare indietro.
Rinomina — apri il menu azioni di una riga (il pulsante ⋮) e scegli Rinomina.
Sposta — scegli Sposta in… dal menu della riga e seleziona una cartella di destinazione. Spostando una cartella si sposta tutto ciò che contiene.
Seleziona più elementi contemporaneamente — spunta le caselle di controllo (o la casella dell'intestazione per selezionare tutto ciò che è visibile) e usa la barra degli strumenti che appare per Spostare o Eliminare l'intera selezione insieme.

Eliminando una cartella se ne rimuovono i contenuti

Eliminando una cartella si rimuovono la cartella e ogni file al suo interno, e l'operazione non può essere annullata. Per evitare incidenti, la conferma elenca i file che spariranno e ti chiede di digitare DELETE prima di procedere. L'eliminazione di un singolo file usa una conferma più leggera.

Trovare un file

Cerca — digita nella casella di ricerca per trovare corrispondenze nell'intera area, non solo nella cartella corrente. Le corrispondenze sul nome del file vengono classificate per prime, e ogni risultato mostra il percorso della sua cartella, così le corrispondenze tra cartelle diverse sono inequivocabili.
Filtra per categoria — usa il menu a discesa delle categorie accanto alla casella di ricerca per mostrare un solo tipo di documento (per esempio solo fatture o solo protocolli di ispezione).
Ordina — clicca sulle intestazioni di colonna Nome, Tipo o Aggiunto per ordinare.

Scaricare una cartella come ZIP

Non devi scaricare i file uno alla volta.

Apri il menu azioni su qualsiasi cartella e scegli Scarica come ZIP per ottenere quell'intera cartella raggruppata in un unico archivio.
Per raggruppare una selezione mista, spunta i file e le cartelle desiderati, quindi clicca Scarica nella barra degli strumenti di selezione. Lo ZIP conterrà tutto ciò che hai selezionato.

Lascia che l'AI tagghi i tuoi file

Quando carichi un documento, la piattaforma lo analizza in background e compila una categoria, una breve descrizione e parole chiave — così raramente devi archiviare qualcosa a mano. Questo tagging automatico fa parte dell'Assistente AI e Wizard; questa guida copre solo come appare nell'esplora file.

La colonna Analizzato mostra a colpo d'occhio lo stato di ciascun file: un puntino attenuato mentre è in attesa, una rotella mentre l'analisi è in corso, un'icona di categoria colorata una volta completata e un'icona di avviso se l'analisi è fallita.
La categoria e la descrizione prodotte dall'analisi appaiono automaticamente sulla riga del file — senza bisogno di aggiornare.
Per analizzare di nuovo un file, apri la sua finestra Cambia categoria… e clicca Ri-esegui analisi. La riga torna allo stato "in analisi" e si aggiorna da sola al termine dell'esecuzione.

Il tagging automatico è disponibile per i file degli impianti

Il tagging automatico in background viene eseguito sull'archiviazione dell'impianto. I file nell'archiviazione dell'organizzazione rimangono nello stato In attesa di analisi finché non ne imposti la categoria a mano — operazione che funziona esattamente allo stesso modo (vedi sotto).

Impostare la categoria — e chi può vedere il file

La categoria di un file fa più che descriverlo: controlla quali ruoli nella tua organizzazione possono vederlo e modificarlo. Scegli la categoria che corrisponde meglio al documento.

Apri il menu azioni di un file e scegli Cambia categoria….
Seleziona una categoria dall'elenco, quindi clicca Applica.

Ogni categoria rientra in uno di tre livelli di visibilità, mostrati nel tooltip dell'icona della categoria:

Livello	Chi può vedere il file
Accesso standard	Chiunque abbia accesso all'area di archiviazione (per esempio report di irraggiamento, report tecnici, documenti di allacciamento alla rete, autorizzazioni)
Solo moderatori	Limitato ai Moderatori e ai ruoli superiori (per esempio verbali di riunione, contratti con clienti e di servizio, fatture, documenti assicurativi)
Solo admin	Il livello più restrittivo (la categoria di riserva Altro)

La categoria controlla la visibilità

Ricategorizzare un file può cambiare chi può vederlo. Spostare un contratto in una categoria ad accesso standard, per esempio, ne amplierebbe il pubblico. Scegli la categoria che corrisponde sia a cosa è il documento sia a chi dovrebbe leggerlo.

Le categorie disponibili differiscono per area: l'archiviazione dell'impianto privilegia i documenti tecnici (report di irraggiamento, elenchi di posa cavi, schemi unifilari, protocolli di ispezione), mentre l'archiviazione dell'organizzazione privilegia quelli commerciali (contratti, fatture, documenti assicurativi). Autorizzazioni e verbali di riunione appaiono in entrambe.

Guide correlate

Assistente AI e Wizard — come funzionano il tagging automatico dei file e il wizard di caricamento file
Risorse della piattaforma — come si relazionano organizzazioni, portfolio e impianti, e dove si colloca l'archiviazione dei documenti
Gestire i contatti dell'impianto — l'altra cosa che mantieni nei Dati di base di un impianto
Sistema di permessi — i ruoli che decidono chi può aprire la scheda Archiviazione e quali file vede