Contratti

Il tuo contratto con Mirox si conclude interamente sulla piattaforma. Un amministratore dei contratti della tua organizzazione inserisce i dati aziendali, scarica ed esamina i documenti e firma il contratto quadro con un codice ricevuto via e-mail. Il contratto è efficace nel momento in cui la firma è completata — senza carta, senza controfirma e senza attendere un'approvazione manuale. Le società di progetto che gestiscono singoli impianti aderiscono poi al contratto tramite un'adesione, firmata allo stesso modo.

Il percorso in sintesi

  1. Un Admin dell'organizzazione designa uno o più membri come amministratore dei contratti (scheda Team).
  2. L'amministratore dei contratti apre la scheda Contratto dell'organizzazione e completa i dati aziendali.
  3. Esamina e scarica i documenti: il contratto quadro, i suoi allegati e la pagina delle parti generata.
  4. Firma con un codice di 6 cifre inviato al suo indirizzo e-mail. Il contratto è subito efficace e la conferma arriva via e-mail.
  5. Facoltativamente imposta l'addebito diretto SEPA per la società principale.
  6. Aggiunge le società di progetto e dichiara l'adesione di ciascuna insieme al relativo mandato di addebito diretto SEPA.

Amministratore dei contratti

Solo un amministratore dei contratti può firmare o modificare qualcosa nella scheda Contratto. La designazione è un contrassegno su un'appartenenza esistente, non un ruolo a sé:

  • Un Admin dell'organizzazione lo imposta nella scheda Team: apri il menu azioni del membro, seleziona Modifica ruolo e attiva Amministratore dei contratti. Gli Admin possono designare anche se stessi.
  • Può essere designato qualsiasi membro che sia già entrato nell'organizzazione, indipendentemente dal ruolo organizzativo — tranne i membri con il ruolo Esterno.
  • I membri designati mostrano un badge Admin contratti nell'elenco del team. Il contrassegno termina con l'appartenenza; un Admin può rimuoverlo in qualsiasi momento.
  • Mirox non partecipa alla designazione — chi autorizzare lo decide la tua organizzazione.

Admin senza contrassegno

Gli Admin dell'organizzazione che non sono amministratori dei contratti vedono comunque la scheda Contratto, ma solo con un avviso che spiega come designare un amministratore dei contratti nella scheda Team e una riga con lo stato del contratto (firmato, non firmato o cessato). Non vedono nessuno dei riquadri — società, pagamento, società di progetto, documenti — e non possono scaricare nulla; la gestione del contratto spetta agli amministratori dei contratti. Gli altri membri non vedono la scheda.

La finestra «Modifica ruolo» è descritta in Gestione dei permessi dei membri.

La scheda Contratto

Apri la tua organizzazione e seleziona la scheda Contratto. Mostra lo stato del contratto quadro e tutto ciò che serve per firmarlo, nell'ordine in cui lo completi.

Società

La società è la persona giuridica della tua organizzazione — la parte che compare nel contratto. Inserisci:

  • ragione sociale e forma giuridica (ad esempio GmbH, S.r.l., S.p.A.)
  • indirizzo: via e numero civico, CAP, città, paese
  • registro delle imprese: l'ufficio o tribunale del registro (ad esempio «Amtsgericht Hamburg») e il numero di iscrizione (ad esempio «HRB 123456»)
  • rappresentanti legali: la persona o le persone che rappresentano legalmente la società, esattamente come devono comparire nel contratto
  • e-mail (fatture): l'indirizzo e-mail della società; lì vengono inviate le fatture e i documenti firmati
  • partita IVA

La partita IVA viene verificata nel sistema di scambio di informazioni sull'IVA dell'UE (VIES):

  • Società in Germania: la partita IVA è facoltativa. Se ne inserisci una, viene verificata; un esito non valido mostra un avviso ma non ti blocca.
  • Società fuori dalla Germania: la partita IVA è obbligatoria e deve essere confermata come valida da VIES prima di poter firmare, perché da essa dipende la fatturazione in esenzione d'imposta.

La scheda indica quali dati mancano ancora. La firma diventa disponibile non appena l'elenco è vuoto.

Avviso

La verifica IVA dipende dal servizio esterno VIES dell'UE. Se VIES è temporaneamente non disponibile, ripeti la verifica più tardi — senza una verifica riuscita, il numero non viene mai contrassegnato come valido.

Documenti

La sezione Documenti elenca l'intero insieme contrattuale:

  • il contratto quadro Mirox (Rahmenvertrag)
  • gli allegati 1–7: descrizione dei servizi, listino prezzi, accordo sul livello di servizio (SLA), requisiti, accordo sul trattamento dei dati, procedura di modifica, diritti su dati e IA
  • la pagina delle parti, generata dai dati della tua società, con entrambe le parti e i blocchi firma

Ogni documento può essere scaricato prima della firma, così puoi esaminarlo e conservarlo in modo permanente. Ciascuno riporta un ID documento e un checksum (un'impronta del contenuto esatto del file). La pagina delle parti elenca gli ID e i checksum di tutti i documenti dell'insieme, così è sempre chiaro quale versione hai firmato.

Se modifichi i dati aziendali prima della firma, la pagina delle parti viene generata di nuovo con i dati aggiornati. Firmi sempre esattamente i documenti mostrati.

Firmare il contratto quadro

Quando i dati aziendali sono completi, l'amministratore dei contratti seleziona Firma contratto:

  1. Conferma la dichiarazione: sei autorizzato a vincolare la società e hai letto i documenti.
  2. Un codice di 6 cifre viene inviato all'indirizzo e-mail del tuo account Mirox. Il codice è valido per 10 minuti e consente 5 tentativi; puoi richiedere un nuovo codice in qualsiasi momento.
  3. Inserisci il codice. La firma è completata.

Il contratto quadro è efficace immediatamente. Non c'è alcuna controfirma: l'accettazione da parte di Mirox fa parte dei documenti generati. Ricevi quindi via e-mail:

  • la conferma del contratto, che registra l'ora della firma, l'account firmatario, il suo indirizzo e-mail, l'indirizzo IP e il checksum dei documenti firmati
  • la pagina delle parti firmata

Entrambi restano inoltre scaricabili in qualsiasi momento dalla scheda Contratto.

Suggerimento

Il codice viene inviato all'indirizzo e-mail dell'account Mirox personale dell'amministratore dei contratti. Assicurati che la persona che firma possa ricevere e-mail a quell'indirizzo. Se un altro amministratore dei contratti avvia una nuova firma, questa sostituisce quella precedente non conclusa.

Pagamento per la società principale

L'impostazione del pagamento per la società principale è facoltativa. Puoi scegliere tra:

  • Bonifico SEPA: ricevi una fattura e la paghi dalla tua banca.
  • Addebito diretto SEPA: Mirox incassa l'importo automaticamente.

Il mandato di addebito diretto viene firmato con la stessa procedura con codice via e-mail del contratto: inserisci IBAN e intestatario del conto, confermi e inserisci il codice. Banca e BIC vengono determinati automaticamente dall'IBAN. Il mandato firmato è scaricabile in PDF in qualsiasi momento.

Il riquadro del pagamento è sempre visibile nella scheda Contratto. Un mandato può essere impostato o modificato solo finché è firmato un contratto quadro — anche uno che inizia in futuro — o finché uno cessato è ancora nel periodo di preavviso. Puoi inserire i dati SEPA anche nella finestra di dialogo della società durante il percorso verso la firma.

Società di progetto e adesioni

Molti impianti appartengono a società di progetto dedicate. Una volta firmato il contratto quadro, l'amministratore dei contratti può aggiungerle, in modo che ciascuna aderisca al contratto con il proprio contratto di adesione (Beitrittsvertrag).

Per aggiungere una società di progetto:

  1. Crea una nuova società di progetto e inserisci i suoi dati aziendali — gli stessi campi della società principale, più l'e-mail di fatturazione a cui vengono inviate le sue fatture.
  2. Inserisci i dati per l'addebito diretto SEPA: IBAN e intestatario del conto. Le società di progetto pagano sempre con addebito diretto.
  3. Verifica il riepilogo: società, e-mail di fatturazione, IBAN mascherato e dati del creditore. Il contratto di adesione, il contratto quadro e gli allegati sono scaricabili prima della firma.
  4. Firma con il codice ricevuto via e-mail. L'adesione e il mandato di addebito diretto vengono dichiarati con un'unica firma.

L'adesione è efficace immediatamente. La conferma di adesione (Beitrittsbestätigung) e i documenti vengono archiviati nella scheda Contratto e inviati a te via e-mail.

Da sapere:

  • Ogni società di progetto può avere una sola adesione attiva alla volta.
  • La tua organizzazione — il cliente originario — resta l'amministratore operativo della piattaforma per la società di progetto.
  • Se chiudi la finestra prima di firmare, la società di progetto resta nell'elenco come bozza; puoi continuare o scartarla in seguito.
  • Apri una società di progetto nell'elenco per vederne i documenti, il registro della firma e il mandato.

Recesso

Gli amministratori dei contratti possono recedere da:

  • Il contratto quadro: con un preavviso di tre mesi per la fine di un mese. Il recesso dal contratto quadro termina tutte le adesioni.
  • Una singola adesione: con un preavviso di tre mesi per la fine di un mese. Il mandato di addebito diretto della società di progetto viene revocato.

Il recesso diventa efficace alla fine dell'ultimo giorno del terzo mese successivo al mese della comunicazione — ad esempio, un recesso comunicato a marzo termina il contratto il 30 giugno. Quest'ultimo giorno viene mostrato prima della conferma e poi nello storico. I contratti e le adesioni cessati restano nello storico con tutti i documenti e le conferme.

Un nuovo contratto quadro può essere firmato già durante il periodo di preavviso. Inizia il giorno successivo alla fine del precedente; fino ad allora viene mostrato con Inizia il e la sua data di inizio.

Recesso da un contratto non ancora iniziato

Un contratto quadro firmato durante il preavviso del suo predecessore non è ancora iniziato. Se recedi da esso, non viene cessato ma eliminato: non si è mai applicato. Scompare dallo storico, il contratto precedente prosegue fino alla sua fine e il mandato di addebito diretto esistente resta in vigore. Puoi sostituire il mandato dal riquadro del pagamento.

Cosa cambia dopo la firma

I dati aziendali stampati nel contratto restano bloccati finché un contratto o un'adesione firmati vi fanno riferimento: ragione sociale, forma giuridica, indirizzo, registro e numero di iscrizione, rappresentanti legali e partita IVA non sono più modificabili. L'e-mail di fatturazione resta modificabile.

Non appena il contratto è cessato per recesso — già durante il periodo di preavviso — i dati tornano modificabili per il contratto successivo. I documenti firmati conservano i dati esattamente come erano al momento della firma.

I tuoi documenti probatori

Per ogni firma — contratto quadro, adesione o mandato — la piattaforma conserva una registrazione permanente:

  • i documenti esatti e i relativi checksum
  • l'ora della firma
  • l'account firmatario e il suo indirizzo e-mail
  • l'indirizzo IP da cui è stata apposta la firma

È questo a rendere la firma una firma elettronica avanzata: è sempre possibile verificare chi ha firmato quale versione di quali documenti, e quando.

Cosa non fa parte della scheda Contratto

Nella scheda Contratto si conclude il contratto. La fatturazione quotidiana resta nella pagina Abbonamento:

  • dati di fatturazione, abbonamenti e fatture
  • l'assegnazione degli impianti a una società

Vedi Contabilità e fatturazione.

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