Contrats

Votre contrat avec Mirox est conclu entièrement sur la plateforme. Un administrateur des contrats de votre organisation saisit les données de la société, télécharge et examine les documents, puis signe le contrat-cadre avec un code reçu par e-mail. Le contrat prend effet dès que la signature est terminée — sans papier, sans contre-signature et sans attendre une validation manuelle. Les sociétés de projet qui exploitent des centrales individuelles rejoignent ensuite le contrat par une adhésion, signée de la même manière.

Le parcours en bref

1. Un Admin de l'organisation désigne un ou plusieurs membres comme administrateur des contrats (onglet Équipe).
2. L'administrateur des contrats ouvre l'onglet Contrat de l'organisation et complète les données de la société.
3. Il examine et télécharge les documents : le contrat-cadre, ses annexes et la page des parties générée.
4. Il signe avec un code à 6 chiffres envoyé à son adresse e-mail. Le contrat prend effet immédiatement et la confirmation arrive par e-mail.
5. Il met en place, s'il le souhaite, le prélèvement SEPA pour la société principale.
6. Il ajoute des sociétés de projet et déclare l'adhésion de chacune avec son mandat de prélèvement SEPA.

Administrateur des contrats

Seul un administrateur des contrats peut signer ou modifier quoi que ce soit dans l'onglet Contrat. La désignation est un marquage posé sur une adhésion existante à l'organisation, pas un rôle distinct :

• Un Admin de l'organisation l'active dans l'onglet Équipe : ouvrez le menu d'actions du membre, sélectionnez Modifier le rôle et activez Administrateur des contrats. Les Admins peuvent se désigner eux-mêmes.
• Tout membre ayant rejoint l'organisation peut être désigné, quel que soit son rôle d'organisation — sauf les membres ayant le rôle Externe.
• Les membres désignés affichent un badge Admin. contrats dans la liste de l'équipe. Le marquage prend fin avec l'adhésion ; un Admin peut le retirer à tout moment.
• Mirox n'intervient pas dans la désignation — c'est à vous de décider qui votre organisation habilite.

La boîte de dialogue « Modifier le rôle » est décrite dans Gérer les autorisations des membres.

L'onglet Contrat

Ouvrez votre organisation et sélectionnez l'onglet Contrat. Il affiche le statut de votre contrat-cadre et tout ce qu'il faut pour le signer, dans l'ordre où vous le traitez.

Société

La société est la personne morale de votre organisation — la partie qui figure au contrat. Vous saisissez :

• la raison sociale et la forme juridique (par exemple GmbH, SAS, SA)
• l'adresse : rue et numéro, code postal, ville, pays
• le registre du commerce : le tribunal ou greffe d'immatriculation (par exemple « Amtsgericht Hamburg ») et le numéro d'immatriculation (par exemple « HRB 123456 »)
• les représentants légaux : la ou les personnes qui représentent légalement la société, exactement comme elles doivent apparaître dans le contrat
• l'e-mail (factures) : l'adresse e-mail de la société ; les factures et les documents signés y sont envoyés
• le numéro de TVA

Le numéro de TVA est vérifié auprès du système d'échange d'informations sur la TVA de l'UE (VIES) :

• Sociétés établies en Allemagne : le numéro de TVA est facultatif. Si vous en saisissez un, il est vérifié ; un résultat non valide affiche un avertissement mais ne vous bloque pas.
• Sociétés établies hors d'Allemagne : le numéro de TVA est obligatoire et doit être confirmé comme valide par VIES avant de pouvoir signer, car la facturation hors taxes en dépend.

L'onglet indique les informations encore manquantes. La signature devient possible dès que la liste est vide.

Documents

La section Documents liste l'ensemble contractuel complet :

• le contrat-cadre Mirox (Rahmenvertrag)
• les annexes 1 à 7 : description des services, liste de prix, accord de niveau de service (SLA), exigences, accord de traitement des données, procédure de modification, et droits sur les données et l'IA
• la page des parties, générée à partir des données de votre société, avec les deux parties et les blocs de signature

Chaque document peut être téléchargé avant la signature, afin que vous puissiez l'examiner et le conserver durablement. Chacun porte un identifiant de document et une somme de contrôle (une empreinte du contenu exact du fichier). La page des parties reprend les identifiants et sommes de contrôle de tous les documents de l'ensemble : la version que vous avez signée est ainsi toujours identifiable.

Si vous modifiez les données de la société avant de signer, la page des parties est générée à nouveau avec les nouvelles données. Vous signez toujours exactement les documents affichés.

Signer le contrat-cadre

Une fois les données de la société complètes, l'administrateur des contrats sélectionne Signer le contrat :

1. Confirmez la déclaration : vous êtes habilité à engager la société et vous avez lu les documents.
2. Un code à 6 chiffres est envoyé à l'adresse e-mail de votre compte Mirox. Le code est valable 10 minutes et autorise 5 tentatives ; vous pouvez demander un nouveau code à tout moment.
3. Saisissez le code. La signature est terminée.

Le contrat-cadre prend effet immédiatement. Il n'y a pas de contre-signature : l'acceptation de Mirox fait partie des documents générés. Vous recevez ensuite par e-mail :

• la confirmation du contrat, qui consigne l'heure de la signature, le compte signataire, son adresse e-mail, l'adresse IP et la somme de contrôle des documents signés
• la page des parties signée

Les deux restent également téléchargeables à tout moment dans l'onglet Contrat.

Paiement de la société principale

La mise en place du paiement pour la société principale est facultative. Vous choisissez entre :

• Virement SEPA : vous recevez une facture et la réglez depuis votre banque.
• Prélèvement SEPA : Mirox prélève le montant automatiquement.

Le mandat de prélèvement est signé avec la même procédure par code e-mail que le contrat : vous saisissez l'IBAN et le titulaire du compte, confirmez et saisissez le code. La banque et le BIC sont déterminés automatiquement à partir de l'IBAN. Le mandat signé est téléchargeable en PDF à tout moment.

La carte de paiement est toujours affichée dans l'onglet Contrat. Un mandat ne peut être mis en place ou modifié que tant qu'un contrat-cadre est signé — y compris un contrat qui ne commence qu'à une date future — ou qu'un contrat résilié est encore dans son délai de préavis. Vous pouvez aussi saisir les coordonnées SEPA dans la boîte de dialogue de la société, en vue de la signature.

Sociétés de projet et adhésions

De nombreuses centrales appartiennent à des sociétés de projet dédiées. Une fois le contrat-cadre signé, l'administrateur des contrats peut les ajouter afin que chacune adhère au contrat par son propre contrat d'adhésion (Beitrittsvertrag).

Pour ajouter une société de projet :

1. Créez une nouvelle société de projet et saisissez ses données — les mêmes champs que pour votre société principale, plus l'e-mail de facturation auquel ses factures sont envoyées.
2. Saisissez ses coordonnées de prélèvement SEPA : IBAN et titulaire du compte. Les sociétés de projet paient toujours par prélèvement.
3. Vérifiez le récapitulatif : société, e-mail de facturation, IBAN masqué et informations du créancier. Le contrat d'adhésion, le contrat-cadre et les annexes sont téléchargeables avant la signature.
4. Signez avec le code reçu par e-mail. L'adhésion et le mandat de prélèvement sont déclarés en une seule signature.

L'adhésion prend effet immédiatement. La confirmation d'adhésion (Beitrittsbestätigung) et les documents sont conservés dans l'onglet Contrat et vous sont envoyés par e-mail.

À savoir :

• Chaque société de projet peut avoir une seule adhésion active à la fois.
• Votre organisation — le client d'origine — reste l'administrateur opérationnel de la plateforme pour la société de projet.
• Si vous fermez la boîte de dialogue avant de signer, la société de projet reste dans la liste à l'état de brouillon ; vous pouvez la reprendre ou la supprimer plus tard.
• Ouvrez une société de projet dans la liste pour voir ses documents, le journal de signature et son mandat.

Résiliation

Les administrateurs des contrats peuvent résilier :

• Le contrat-cadre : avec un préavis de trois mois pour la fin d'un mois. La résiliation du contrat-cadre met fin à toutes les adhésions.
• Une adhésion individuelle : avec un préavis de trois mois pour la fin d'un mois. Le mandat de prélèvement de la société de projet est révoqué.

Une résiliation prend effet à la fin du dernier jour du troisième mois suivant le mois de la résiliation — par exemple, une résiliation notifiée en mars met fin au contrat le 30 juin. Ce dernier jour est affiché avant votre confirmation, puis dans l'historique. Les contrats et adhésions résiliés restent dans l'historique avec tous leurs documents et confirmations.

Un nouveau contrat-cadre peut être signé dès la période de préavis. Il commence le lendemain de la fin de l'ancien ; d'ici là, il est affiché avec Commence le et sa date de début.

Ce qui change après la signature

Les données de la société imprimées dans le contrat sont verrouillées tant qu'un contrat ou une adhésion signé y fait référence : raison sociale, forme juridique, adresse, registre et numéro d'immatriculation, représentants légaux et numéro de TVA ne sont plus modifiables. L'e-mail de facturation reste modifiable.

Dès que le contrat est résilié — déjà pendant le préavis —, les données redeviennent modifiables pour le contrat suivant. Les documents signés conservent les données telles qu'elles étaient au moment de la signature.

Vos justificatifs

Pour chaque signature — contrat-cadre, adhésion ou mandat — la plateforme conserve une trace permanente :

• les documents exacts et leurs sommes de contrôle
• l'heure de la signature
• le compte signataire et son adresse e-mail
• l'adresse IP depuis laquelle la signature a été effectuée

C'est ce qui fait de la signature une signature électronique avancée : on peut toujours vérifier qui a signé quelle version de quels documents, et quand.

Ce qui ne relève pas de l'onglet Contrat

L'onglet Contrat sert à conclure le contrat. La facturation courante reste sur la page Abonnement :

• les informations de facturation, les abonnements et les factures
• l'affectation des centrales à une société

Voir Comptabilité et facturation.

Fonctionnalités connexes

• Comptabilité et facturation — abonnements, moyens de paiement et factures
• Gérer les autorisations des membres — la boîte de dialogue « Modifier le rôle », où sont désignés les administrateurs des contrats
• Système d'autorisations — les rôles d'organisation et ce que chacun peut faire
• Onboarding — la place de la signature du contrat dans la prise en main