Contratos

Tu contrato con Mirox se celebra íntegramente en la plataforma. Un administrador de contratos de tu organización introduce los datos de la empresa, descarga y revisa los documentos y firma el contrato marco con un código que recibe por correo electrónico. El contrato es efectivo en el momento en que se completa la firma — sin papel, sin contrafirma y sin esperar una aprobación manual. Las sociedades de proyecto que explotan plantas concretas se incorporan después al contrato mediante una adhesión, que se firma de la misma manera.

El proceso de un vistazo

1. Un Administrador de la organización designa a uno o varios miembros como administrador de contratos (pestaña Equipo).
2. El administrador de contratos abre la pestaña Contrato de la organización y completa los datos de la empresa.
3. Revisa y descarga los documentos: el contrato marco, sus anexos y la página de las partes generada.
4. Firma con un código de 6 dígitos enviado a su dirección de correo. El contrato es efectivo de inmediato y la confirmación llega por correo.
5. Opcionalmente configura el adeudo directo SEPA para la empresa principal.
6. Añade sociedades de proyecto y declara la adhesión de cada una junto con su mandato de adeudo directo SEPA.

Administrador de contratos

Solo un administrador de contratos puede firmar o modificar algo en la pestaña Contrato. La designación es una marca sobre una membresía existente, no un rol aparte:

• Un Administrador de la organización la activa en la pestaña Equipo: abre el menú de acciones del miembro, selecciona Editar rol y activa Administrador de contratos. Los administradores pueden designarse a sí mismos.
• Puede designarse a cualquier miembro que ya se haya unido, sea cual sea su rol de organización — excepto a los miembros con el rol Externo.
• Los miembros designados muestran una insignia Admin. de contratos en la lista del equipo. La marca termina cuando termina la membresía; un Administrador puede retirarla en cualquier momento.
• Mirox no interviene en la designación — a quién autoriza tu organización lo decides tú.

El diálogo «Editar rol» se describe en Gestión de permisos de miembros.

La pestaña Contrato

Abre tu organización y selecciona la pestaña Contrato. Muestra el estado de tu contrato marco y todo lo necesario para firmarlo, en el orden en que lo vas completando.

Empresa

La empresa es la persona jurídica propia de tu organización — la parte que aparece en el contrato. Introduces:

• Razón social y forma jurídica (por ejemplo GmbH, S.L., S.A.)
• Dirección: calle y número, código postal, ciudad, país
• Registro mercantil: el tribunal o registro competente (por ejemplo «Amtsgericht Hamburg») y el número de inscripción (por ejemplo «HRB 123456»)
• Representantes autorizados: la persona o personas que representan legalmente a la empresa, exactamente como deben figurar en el contrato
• Correo electrónico (facturas): la dirección de correo de la empresa; allí se envían las facturas y los documentos firmados
• NIF-IVA

El NIF-IVA se comprueba en el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA de la UE (VIES):

• Empresas en Alemania: el NIF-IVA es opcional. Si introduces uno, se comprueba; un resultado no válido muestra un aviso, pero no te bloquea.
• Empresas fuera de Alemania: el NIF-IVA es obligatorio y debe estar confirmado como válido por VIES antes de poder firmar, porque la facturación exenta de impuestos depende de ello.

La pestaña indica qué datos faltan todavía. La firma queda disponible en cuanto la lista está vacía.

Documentos

La sección Documentos enumera el conjunto contractual completo:

• el contrato marco de Mirox (Rahmenvertrag)
• los anexos 1–7: descripción del servicio, lista de precios, acuerdo de nivel de servicio (SLA), requisitos, contrato de encargo del tratamiento de datos, procedimiento de cambios y derechos sobre datos e IA
• la página de las partes, generada a partir de los datos de tu empresa, con ambas partes y los bloques de firma

Cada documento puede descargarse antes de firmar, para que puedas revisarlo y guardarlo de forma permanente. Cada uno lleva un ID de documento y una suma de verificación (una huella del contenido exacto del archivo). La página de las partes recoge los ID y las sumas de verificación de todos los documentos del conjunto, de modo que siempre queda claro qué versión firmaste.

Si cambias datos de la empresa antes de firmar, la página de las partes se genera de nuevo con los datos actualizados. Siempre firmas exactamente los documentos que se muestran.

Firmar el contrato marco

Cuando los datos de la empresa están completos, el administrador de contratos selecciona Firmar contrato:

1. Confirma la declaración: estás autorizado para obligar a la empresa y has leído los documentos.
2. Se envía un código de 6 dígitos a la dirección de correo de tu cuenta de Mirox. El código es válido durante 10 minutos y admite 5 intentos; puedes solicitar un nuevo código en cualquier momento.
3. Introduce el código. La firma se completa.

El contrato marco es efectivo de inmediato. No hay contrafirma: la aceptación de Mirox forma parte de los documentos generados. A continuación recibes por correo:

• la confirmación del contrato, que registra el momento de la firma, la cuenta firmante, su dirección de correo, la dirección IP y la suma de verificación de los documentos firmados
• la página de las partes firmada

Ambos están además disponibles para descargar en la pestaña Contrato en cualquier momento.

Pago de la empresa principal

Configurar el pago de la empresa principal es opcional. Puedes elegir entre:

• Transferencia SEPA: recibes una factura y la pagas desde tu banco.
• Adeudo directo SEPA: Mirox cobra el importe automáticamente.

El mandato de adeudo directo se firma con el mismo procedimiento de código por correo que el contrato: introduces el IBAN y el titular de la cuenta, confirmas e introduces el código. El banco y el BIC se determinan automáticamente a partir del IBAN. El mandato firmado puede descargarse en PDF en cualquier momento.

La tarjeta de pago se muestra siempre en la pestaña Contrato. Un mandato solo puede configurarse o modificarse mientras haya un contrato marco firmado —también uno que empiece en el futuro— o mientras uno rescindido siga dentro de su plazo de preaviso. También puedes introducir los datos SEPA en el diálogo de la empresa durante el proceso de firma.

Sociedades de proyecto y adhesiones

Muchas plantas pertenecen a sociedades de proyecto propias. Una vez firmado el contrato marco, el administrador de contratos puede añadirlas para que cada una se adhiera al contrato mediante su propio contrato de adhesión (Beitrittsvertrag).

Para añadir una sociedad de proyecto:

1. Crea una nueva sociedad de proyecto e introduce sus datos de empresa — los mismos campos que para tu empresa principal, más el correo de facturación al que se envían sus facturas.
2. Introduce sus datos de adeudo directo SEPA: IBAN y titular de la cuenta. Las sociedades de proyecto pagan siempre por adeudo directo.
3. Revisa el resumen: empresa, correo de facturación, IBAN enmascarado y datos del acreedor. El contrato de adhesión, el contrato marco y los anexos pueden descargarse antes de firmar.
4. Firma con el código por correo. La adhesión y el mandato de adeudo directo se declaran en una sola firma.

La adhesión es efectiva de inmediato. La confirmación de adhesión (Beitrittsbestätigung) y los documentos se guardan en la pestaña Contrato y se te envían por correo.

Conviene saber:

• Cada sociedad de proyecto puede tener una adhesión activa a la vez.
• Tu organización — el cliente original — sigue siendo el administrador operativo de la plataforma para la sociedad de proyecto.
• Si cierras el diálogo antes de firmar, la sociedad de proyecto permanece en la lista como borrador; puedes continuar o descartarla más tarde.
• Abre una sociedad de proyecto en la lista para ver sus documentos, el registro de la firma y su mandato.

Rescisión

Los administradores de contratos pueden rescindir:

• El contrato marco: con un preaviso de tres meses al final de un mes. La rescisión del contrato marco pone fin a todas las adhesiones.
• Una adhesión concreta: con un preaviso de tres meses al final de un mes. Se revoca el mandato de adeudo directo de la sociedad de proyecto.

La rescisión surte efecto al final del último día del tercer mes posterior al mes en que se notifica: por ejemplo, una rescisión notificada en marzo pone fin al contrato el 30 de junio. Ese último día se muestra antes de confirmar y después en el historial. Los contratos y adhesiones rescindidos permanecen en el historial con todos sus documentos y confirmaciones.

Un nuevo contrato marco puede firmarse ya durante el plazo de preaviso. Empieza el día siguiente al fin del anterior; hasta entonces se muestra con Comienza el y su fecha de inicio.

Qué cambia tras la firma

Los datos de la empresa impresos en el contrato quedan bloqueados mientras un contrato o una adhesión firmados hagan referencia a ellos: razón social, forma jurídica, dirección, registro y número de inscripción, representantes autorizados y NIF-IVA ya no se pueden editar. El correo de facturación sigue siendo editable.

En cuanto el contrato se rescinde —ya durante el plazo de preaviso—, los datos vuelven a ser editables para el siguiente contrato. Los documentos firmados conservan los datos tal como estaban en el momento de la firma.

Tus justificantes

Para cada firma — contrato marco, adhesión o mandato — la plataforma conserva un registro permanente:

• los documentos exactos y sus sumas de verificación
• el momento de la firma
• la cuenta firmante y su dirección de correo
• la dirección IP desde la que se firmó

Esto es lo que convierte la firma en una firma electrónica avanzada: siempre se puede comprobar quién firmó qué versión de qué documentos y cuándo.

Qué no forma parte de la pestaña Contrato

En la pestaña Contrato se celebra el contrato. La facturación del día a día sigue en la página Suscripción:

• datos de facturación, suscripciones y facturas
• la asignación de plantas a una empresa

Consulta Contabilidad y facturación.

Funciones relacionadas

• Contabilidad y facturación — suscripciones, métodos de pago y facturas
• Gestión de permisos de miembros — el diálogo «Editar rol», donde se designa a los administradores de contratos
• Sistema de permisos — los roles de organización y lo que puede hacer cada uno
• Onboarding — dónde encaja la firma del contrato en los primeros pasos