Contratos

O seu contrato com a Mirox é celebrado inteiramente na plataforma. Um administrador de contratos da sua organização introduz os dados da empresa, descarrega e analisa os documentos e assina o contrato-quadro com um código recebido por e-mail. O contrato produz efeitos no momento em que a assinatura é concluída — sem papel, sem contra-assinatura e sem esperar por uma aprovação manual. As sociedades de projeto que exploram centrais individuais aderem depois ao contrato através de uma adesão, assinada da mesma forma.

O percurso em resumo

  1. Um Administrador da organização designa um ou mais membros como administrador de contratos (separador Equipa).
  2. O administrador de contratos abre o separador Contrato da organização e completa os dados da empresa.
  3. Analisa e descarrega os documentos: o contrato-quadro, os seus anexos e a página das partes gerada.
  4. Assina com um código de 6 dígitos enviado para o seu endereço de e-mail. O contrato produz efeitos de imediato e a confirmação chega por e-mail.
  5. Opcionalmente, configura o débito direto SEPA para a empresa principal.
  6. Adiciona sociedades de projeto e declara a adesão de cada uma juntamente com o respetivo mandato de débito direto SEPA.

Administrador de contratos

Só um administrador de contratos pode assinar ou alterar o que quer que seja no separador Contrato. A designação é uma marca sobre uma adesão existente à organização, não uma função à parte:

  • Um Administrador da organização ativa-a no separador Equipa: abra o menu de ações do membro, selecione Editar função e ative Administrador de contratos. Os Administradores podem designar-se a si próprios.
  • Pode ser designado qualquer membro que já tenha aderido à organização, seja qual for a sua função — exceto os membros com a função Externo.
  • Os membros designados apresentam um distintivo Admin. de contratos na lista da equipa. A marca termina quando a adesão termina; um Administrador pode retirá-la a qualquer momento.
  • A Mirox não intervém na designação — quem a sua organização autoriza é decisão sua.

Administradores sem a marca

Os Administradores da organização que não são administradores de contratos continuam a ver o separador Contrato, mas apenas com um aviso que explica como designar um administrador de contratos no separador Equipa e uma linha com o estado do contrato (assinado, não assinado ou rescindido). Não veem nenhum dos cartões — empresa, pagamento, sociedades de projeto, documentos — nem podem descarregar nada; a gestão do contrato cabe aos administradores de contratos. Os restantes membros não veem o separador.

A caixa de diálogo «Editar função» é descrita em Gerir Permissões de Membros.

O separador Contrato

Abra a sua organização e selecione o separador Contrato. Mostra o estado do seu contrato-quadro e tudo o que é necessário para o assinar, pela ordem em que o vai completando.

Empresa

A empresa é a pessoa coletiva da sua organização — a parte que figura no contrato. Introduz:

  • firma e forma jurídica (por exemplo GmbH, Lda., S.A.)
  • morada: rua e número, código postal, localidade, país
  • registo comercial: a conservatória ou tribunal de registo (por exemplo «Amtsgericht Hamburg») e o número de registo (por exemplo «HRB 123456»)
  • representantes legais: a pessoa ou pessoas que representam legalmente a empresa, exatamente como devem constar do contrato
  • e-mail (faturas): o endereço de e-mail da empresa; as faturas e os documentos assinados são enviados para lá
  • número de IVA

O número de IVA é verificado no Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA da UE (VIES):

  • Empresas na Alemanha: o número de IVA é opcional. Se introduzir um, é verificado; um resultado inválido mostra um aviso, mas não o impede de avançar.
  • Empresas fora da Alemanha: o número de IVA é obrigatório e tem de estar confirmado como válido pelo VIES antes de poder assinar, porque a faturação isenta de imposto depende disso.

O separador indica que dados ainda faltam. A assinatura fica disponível assim que a lista estiver vazia.

Aviso

A verificação do IVA depende do serviço externo VIES da UE. Se o VIES estiver temporariamente indisponível, repita a verificação mais tarde — sem uma verificação bem-sucedida, o número nunca é marcado como válido.

Documentos

A secção Documentos lista o conjunto contratual completo:

  • o contrato-quadro Mirox (Rahmenvertrag)
  • os anexos 1–7: descrição dos serviços, tabela de preços, acordo de nível de serviço (SLA), requisitos, acordo de tratamento de dados, processo de alteração e direitos sobre dados e IA
  • a página das partes, gerada a partir dos dados da sua empresa, com ambas as partes e os blocos de assinatura

Cada documento pode ser descarregado antes da assinatura, para que o possa analisar e guardar de forma permanente. Cada um tem um ID de documento e uma soma de verificação (uma impressão digital do conteúdo exato do ficheiro). A página das partes indica os ID e as somas de verificação de todos os documentos do conjunto, pelo que fica sempre claro que versão assinou.

Se alterar dados da empresa antes de assinar, a página das partes é gerada novamente com os dados atualizados. Assina sempre exatamente os documentos apresentados.

Assinar o contrato-quadro

Quando os dados da empresa estiverem completos, o administrador de contratos seleciona Assinar contrato:

  1. Confirme a declaração: está autorizado a vincular a empresa e leu os documentos.
  2. É enviado um código de 6 dígitos para o endereço de e-mail da sua conta Mirox. O código é válido durante 10 minutos e permite 5 tentativas; pode pedir um novo código a qualquer momento.
  3. Introduza o código. A assinatura fica concluída.

O contrato-quadro produz efeitos de imediato. Não há contra-assinatura: a aceitação da Mirox faz parte dos documentos gerados. Em seguida, recebe por e-mail:

  • a confirmação do contrato, que regista a hora da assinatura, a conta signatária, o respetivo endereço de e-mail, o endereço IP e a soma de verificação dos documentos assinados
  • a página das partes assinada

Ambos ficam também disponíveis para descarregar no separador Contrato a qualquer momento.

Dica

O código é enviado para o endereço de e-mail da própria conta Mirox do administrador de contratos. Certifique-se de que a pessoa que assina recebe e-mails nesse endereço. Se outro administrador de contratos iniciar uma nova assinatura, esta substitui a anterior não concluída.

Pagamento da empresa principal

Configurar o pagamento da empresa principal é opcional. Pode escolher entre:

  • Transferência SEPA: recebe uma fatura e paga-a a partir do seu banco.
  • Débito direto SEPA: a Mirox cobra o montante automaticamente.

O mandato de débito direto é assinado com o mesmo procedimento de código por e-mail do contrato: introduz o IBAN e o titular da conta, confirma e introduz o código. O banco e o BIC são determinados automaticamente a partir do IBAN. O mandato assinado pode ser descarregado em PDF a qualquer momento.

O cartão de pagamento é sempre apresentado no separador Contrato. Um mandato só pode ser configurado ou alterado enquanto houver um contrato-quadro assinado — incluindo um que comece no futuro — ou enquanto um rescindido ainda estiver dentro do prazo de pré-aviso. Também pode introduzir os dados SEPA no diálogo da empresa, a caminho da assinatura.

Sociedades de projeto e adesões

Muitas centrais pertencem a sociedades de projeto próprias. Depois de assinado o contrato-quadro, o administrador de contratos pode adicioná-las, para que cada uma adira ao contrato através do seu próprio contrato de adesão (Beitrittsvertrag).

Para adicionar uma sociedade de projeto:

  1. Crie uma nova sociedade de projeto e introduza os respetivos dados — os mesmos campos da empresa principal, mais o e-mail de faturação para onde são enviadas as suas faturas.
  2. Introduza os dados de débito direto SEPA: IBAN e titular da conta. As sociedades de projeto pagam sempre por débito direto.
  3. Reveja o resumo: empresa, e-mail de faturação, IBAN mascarado e dados do credor. O contrato de adesão, o contrato-quadro e os anexos podem ser descarregados antes da assinatura.
  4. Assine com o código recebido por e-mail. A adesão e o mandato de débito direto são declarados numa única assinatura.

A adesão produz efeitos de imediato. A confirmação de adesão (Beitrittsbestätigung) e os documentos ficam guardados no separador Contrato e são-lhe enviados por e-mail.

Convém saber:

  • Cada sociedade de projeto pode ter uma adesão ativa de cada vez.
  • A sua organização — o cliente original — continua a ser o administrador operacional da plataforma para a sociedade de projeto.
  • Se fechar a caixa de diálogo antes de assinar, a sociedade de projeto fica na lista como rascunho; pode continuar ou descartá-la mais tarde.
  • Abra uma sociedade de projeto na lista para ver os seus documentos, o registo da assinatura e o mandato.

Rescisão

Os administradores de contratos podem rescindir:

  • O contrato-quadro: com um pré-aviso de três meses para o fim de um mês. A rescisão do contrato-quadro termina todas as adesões.
  • Uma adesão individual: com um pré-aviso de três meses para o fim de um mês. O mandato de débito direto da sociedade de projeto é revogado.

A rescisão produz efeitos no fim do último dia do terceiro mês após o mês da comunicação — por exemplo, uma rescisão comunicada em março termina o contrato a 30 de junho. Esse último dia é apresentado antes de confirmar e depois no histórico. Os contratos e adesões rescindidos permanecem no histórico com todos os documentos e confirmações.

Um novo contrato-quadro pode ser assinado já durante o prazo de pré-aviso. Começa no dia seguinte ao fim do anterior; até lá, é apresentado com Começa em e a sua data de início.

Rescindir um contrato que ainda não começou

Um contrato-quadro assinado durante o pré-aviso do seu antecessor ainda não começou. Se o rescindir, não é rescindido mas sim eliminado — nunca chegou a aplicar-se. Desaparece do histórico, o contrato anterior continua até ao seu fim e o mandato de débito direto existente mantém-se. Pode substituir o mandato a partir do cartão de pagamento.

O que muda após a assinatura

Os dados da empresa impressos no contrato ficam bloqueados enquanto um contrato ou uma adesão assinados os referirem: firma, forma jurídica, morada, registo e número de registo, representantes legais e número de IVA deixam de poder ser editados. O e-mail de faturação continua editável.

Assim que o contrato é rescindido — já durante o prazo de pré-aviso —, os dados voltam a ser editáveis para o contrato seguinte. Os documentos assinados conservam os dados tal como estavam no momento da assinatura.

Os seus comprovativos

Para cada assinatura — contrato-quadro, adesão ou mandato — a plataforma guarda um registo permanente:

  • os documentos exatos e as respetivas somas de verificação
  • a hora da assinatura
  • a conta signatária e o respetivo endereço de e-mail
  • o endereço IP a partir do qual a assinatura foi feita

É isto que torna a assinatura uma assinatura eletrónica avançada: é sempre possível verificar quem assinou que versão de que documentos, e quando.

O que não faz parte do separador Contrato

No separador Contrato celebra-se o contrato. A faturação do dia a dia continua na página Subscrição:

  • dados de faturação, subscrições e faturas
  • a atribuição de centrais a uma empresa

Consulte Contabilidade e Faturação.

Funcionalidades Relacionadas