Verträge

Ihr Vertrag mit Mirox wird vollständig auf der Plattform geschlossen. Ein Vertragsadministrator Ihrer Organisation erfasst die Unternehmensdaten, lädt die Dokumente herunter und prüft sie und unterzeichnet den Rahmenvertrag mit einem Code, der per E-Mail zugestellt wird. Der Vertrag ist in dem Moment wirksam, in dem die Signatur abgeschlossen ist — ohne Papier, ohne Gegenzeichnung und ohne Warten auf eine manuelle Freigabe. Projektgesellschaften, die einzelne Anlagen betreiben, treten dem Vertrag anschließend per Beitritt bei, der auf dieselbe Weise unterzeichnet wird.

Der Ablauf im Überblick

Ein Admin der Organisation benennt ein oder mehrere Mitglieder als Vertragsadministrator (Reiter Team).
Der Vertragsadministrator öffnet den Reiter Vertrag der Organisation und vervollständigt die Unternehmensdaten.
Er prüft die Dokumente und lädt sie herunter — den Rahmenvertrag, seine Anhänge und die erzeugte Parteienseite.
Er unterzeichnet mit einem 6-stelligen Code, der an seine E-Mail-Adresse gesendet wird. Der Vertrag ist sofort wirksam, die Bestätigung kommt per E-Mail.
Optional richtet er die SEPA-Lastschrift für das Hauptunternehmen ein.
Er fügt Projektgesellschaften hinzu und erklärt für jede den Beitritt zusammen mit ihrem SEPA-Lastschriftmandat.

Vertragsadministrator

Nur ein Vertragsadministrator kann im Reiter Vertrag unterzeichnen oder Änderungen vornehmen. Die Benennung ist eine Kennzeichnung einer bestehenden Mitgliedschaft, keine eigene Rolle:

Ein Admin der Organisation setzt sie im Reiter Team: Öffnen Sie das Aktionsmenü des Mitglieds, wählen Sie Rolle bearbeiten und schalten Sie Vertragsadministrator ein. Admins können sich auch selbst benennen.
Benannt werden kann jedes beigetretene Mitglied, unabhängig von seiner Organisationsrolle — außer Mitgliedern mit der Rolle Extern.
Benannte Mitglieder tragen in der Teamliste ein Abzeichen Vertragsadmin. Die Kennzeichnung endet mit der Mitgliedschaft; ein Admin kann sie jederzeit entfernen.
Mirox wirkt an der Benennung nicht mit — wen Ihre Organisation bevollmächtigt, entscheiden Sie.

Admins ohne Kennzeichnung

Admins der Organisation, die keine Vertragsadministratoren sind, sehen den Reiter Vertrag weiterhin, jedoch nur mit einem Hinweis, wie Sie im Reiter Team einen Vertragsadministrator benennen, und einem einzeiligen Vertragsstatus (unterzeichnet, nicht unterzeichnet oder gekündigt). Die Karten — Unternehmen, Zahlung, Projektgesellschaften, Dokumente — werden ihnen nicht angezeigt, und Downloads sind nicht möglich; die Verwaltung des Vertrags übernehmen die Vertragsadministratoren. Alle anderen Mitglieder sehen den Reiter nicht.

Den Dialog „Rolle bearbeiten“ beschreibt Mitgliederberechtigungen verwalten.

Der Reiter Vertrag

Öffnen Sie Ihre Organisation und wählen Sie den Reiter Vertrag. Er zeigt den Status Ihres Rahmenvertrags und alles, was Sie zur Unterzeichnung brauchen — in der Reihenfolge, in der Sie es abarbeiten.

Unternehmen

Das Unternehmen ist die eigene juristische Person Ihrer Organisation — die Partei, die im Vertrag erscheint. Sie erfassen:

Firma und Rechtsform (zum Beispiel GmbH, GmbH & Co. KG, AG)
Anschrift — Straße und Hausnummer, PLZ, Ort, Land
Handelsregister — das Registergericht (zum Beispiel „Amtsgericht Hamburg“) und die Registernummer (zum Beispiel „HRB 123456“)
Vertretungsberechtigte — die Person oder Personen, die das Unternehmen rechtlich vertreten, genau so, wie sie im Vertrag erscheinen sollen
E-Mail (Rechnungen) — die E-Mail-Adresse des Unternehmens; Rechnungen und die unterzeichneten Dokumente gehen dorthin
USt-IdNr.

Die USt-IdNr. wird gegen das EU-Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) geprüft:

Unternehmen in Deutschland: Die USt-IdNr. ist optional. Wenn Sie eine eingeben, wird sie geprüft; ein ungültiges Ergebnis zeigt eine Warnung, hält Sie aber nicht auf.
Unternehmen außerhalb Deutschlands: Die USt-IdNr. ist Pflicht und muss von VIES als gültig bestätigt sein, bevor Sie unterzeichnen können, denn die steuerfreie Rechnungsstellung hängt davon ab.

Der Reiter zeigt, welche Angaben noch fehlen. Die Unterzeichnung wird möglich, sobald die Liste leer ist.

Warnung

Die USt-Prüfung beruht auf dem externen EU-VIES-Dienst. Ist VIES vorübergehend nicht erreichbar, wiederholen Sie die Prüfung später — ohne erfolgreiche Prüfung wird die Nummer nie als gültig markiert.

Dokumente

Der Bereich Dokumente listet das vollständige Vertragswerk:

den Mirox-Rahmenvertrag
die Anhänge 1–7: Leistungsbeschreibung, Preisliste, Service Level Agreement (SLA), Anforderungen, Auftragsverarbeitungsvertrag, Änderungsverfahren sowie Daten- und KI-Rechte
die Parteienseite, erzeugt aus Ihren Unternehmensdaten, mit beiden Vertragsparteien und den Unterschriftsblöcken

Jedes Dokument lässt sich vor der Unterzeichnung herunterladen, sodass Sie es prüfen und dauerhaft speichern können. Jedes trägt eine Dokument-ID und eine Prüfsumme (einen Fingerabdruck des exakten Dateiinhalts). Die Parteienseite führt die IDs und Prüfsummen aller Dokumente des Vertragswerks auf, sodass stets eindeutig ist, welche Fassung Sie unterzeichnet haben.

Ändern Sie vor der Unterzeichnung Unternehmensdaten, wird die Parteienseite mit den neuen Daten neu erzeugt. Sie unterzeichnen immer genau die Dokumente, die angezeigt werden.

Rahmenvertrag unterzeichnen

Sind die Unternehmensdaten vollständig, wählt der Vertragsadministrator Vertrag unterzeichnen:

Erklärung bestätigen: Sie sind berechtigt, das Unternehmen zu verpflichten, und haben die Dokumente gelesen.
Ein 6-stelliger Code wird an die E-Mail-Adresse Ihres Mirox-Kontos gesendet. Der Code ist 10 Minuten gültig und erlaubt 5 Versuche; Sie können jederzeit einen neuen Code anfordern.
Code eingeben. Die Signatur ist abgeschlossen.

Der Rahmenvertrag ist sofort wirksam. Es gibt keine Gegenzeichnung — die Annahme durch Mirox ist Teil der erzeugten Dokumente. Anschließend erhalten Sie per E-Mail:

die Vertragsbestätigung, die den Zeitpunkt der Unterzeichnung, das unterzeichnende Konto, dessen E-Mail-Adresse, die IP-Adresse und die Prüfsumme der unterzeichneten Dokumente festhält
die unterzeichnete Parteienseite

Beides steht außerdem jederzeit im Reiter Vertrag zum Download bereit.

Tips

Der Code geht an die E-Mail-Adresse des eigenen Mirox-Kontos des Vertragsadministrators. Stellen Sie sicher, dass die unterzeichnende Person unter dieser Adresse E-Mails empfangen kann. Startet ein anderer Vertragsadministrator eine neue Unterzeichnung, ersetzt sie die vorherige, nicht abgeschlossene.

Zahlung für das Hauptunternehmen

Die Zahlungseinrichtung für das Hauptunternehmen ist optional. Sie wählen zwischen:

SEPA-Überweisung — Sie erhalten eine Rechnung und begleichen sie über Ihre Bank.
SEPA-Lastschrift — Mirox zieht den Betrag automatisch ein.

Ein Lastschriftmandat wird mit demselben E-Mail-Code-Verfahren unterzeichnet wie der Vertrag: Sie geben IBAN und Kontoinhaber ein, bestätigen und geben den Code ein. Bank und BIC werden automatisch aus der IBAN ermittelt. Das unterzeichnete Mandat steht jederzeit als PDF zum Download bereit.

Die Zahlungskarte wird auf dem Reiter Vertrag immer angezeigt. Ein Mandat lässt sich nur einrichten oder ändern, solange ein Rahmenvertrag unterzeichnet ist — auch einer, der erst in der Zukunft beginnt — oder solange sich ein gekündigter noch in der Kündigungsfrist befindet. Die SEPA-Daten können Sie auch im Unternehmensdialog auf dem Weg zur Unterzeichnung eingeben.

Projektgesellschaften und Beitritte

Viele Anlagen gehören eigenen Projektgesellschaften. Sobald der Rahmenvertrag unterzeichnet ist, kann der Vertragsadministrator sie hinzufügen, sodass jede über einen eigenen Beitrittsvertrag dem Rahmenvertrag beitritt.

So fügen Sie eine Projektgesellschaft hinzu:

Legen Sie eine neue Projektgesellschaft an und erfassen Sie ihre Unternehmensdaten — dieselben Felder wie für Ihr Hauptunternehmen, zusätzlich die Rechnungs-E-Mail, an die ihre Rechnungen gesendet werden.
Geben Sie ihre Daten für die SEPA-Lastschrift ein: IBAN und Kontoinhaber. Projektgesellschaften zahlen immer per Lastschrift.
Prüfen Sie die Zusammenfassung: Unternehmen, Rechnungs-E-Mail, maskierte IBAN und Gläubigerangaben. Beitrittsvertrag, Rahmenvertrag und Anhänge stehen vor der Unterzeichnung zum Download bereit.
Unterzeichnen Sie mit dem E-Mail-Code. Beitritt und Lastschriftmandat werden in einer Signatur erklärt.

Der Beitritt ist sofort wirksam. Die Beitrittsbestätigung und die Dokumente werden im Reiter Vertrag gespeichert und Ihnen per E-Mail zugesandt.

Gut zu wissen:

Jede Projektgesellschaft kann jeweils einen aktiven Beitritt haben.
Ihre Organisation — der ursprüngliche Kunde — bleibt operativer Plattformverwalter für die Projektgesellschaft.
Schließen Sie den Dialog vor der Unterzeichnung, bleibt die Projektgesellschaft als Entwurf in der Liste; Sie können sie später fortsetzen oder verwerfen.
Öffnen Sie eine Projektgesellschaft in der Liste, um ihre Dokumente, das Signaturprotokoll und ihr Mandat zu sehen.

Kündigung

Vertragsadministratoren können kündigen:

Den Rahmenvertrag — mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende. Die Kündigung des Rahmenvertrags beendet alle Beitritte.
Einen einzelnen Beitritt — mit einer Frist von drei Monaten zum Monatsende. Das Lastschriftmandat der Projektgesellschaft wird widerrufen.

Eine Kündigung wird mit Ablauf des letzten Tages des dritten Monats nach dem Kündigungsmonat wirksam — eine Kündigung im März beendet den Vertrag zum Beispiel am 30. Juni. Dieser letzte Tag wird Ihnen vor der Bestätigung und danach im Verlauf angezeigt. Gekündigte Verträge und Beitritte bleiben mit allen Dokumenten und Bestätigungen im Verlauf erhalten.

Ein neuer Rahmenvertrag kann bereits während der Kündigungsfrist unterzeichnet werden. Er beginnt am Tag nach dem Ende des bisherigen; bis dahin wird er mit Beginnt am und seinem Startdatum angezeigt.

Kündigung eines noch nicht begonnenen Vertrags

Ein Rahmenvertrag, der während der Kündigungsfrist seines Vorgängers unterzeichnet wurde, hat noch nicht begonnen. Wenn Sie ihn kündigen, wird er nicht gekündigt, sondern gelöscht — er hat nie gegolten. Er verschwindet aus dem Verlauf, der bisherige Vertrag läuft bis zu seinem Ende weiter, und das bestehende Lastschriftmandat bleibt bestehen. Sie können das Mandat über die Zahlungskarte ersetzen.

Was sich nach der Unterzeichnung ändert

Die im Vertrag abgedruckten Unternehmensdaten sind gesperrt, solange ein unterzeichneter Vertrag oder Beitritt auf sie verweist: Firma, Rechtsform, Anschrift, Registergericht und -nummer, Vertretungsberechtigte und USt-IdNr. lassen sich nicht mehr bearbeiten. Die Rechnungs-E-Mail bleibt änderbar.

Sobald der Vertrag gekündigt ist — bereits während der Kündigungsfrist —, lassen sich die Daten für den nächsten Vertrag wieder bearbeiten. Die unterzeichneten Dokumente behalten die Daten genau so, wie sie bei der Unterzeichnung waren.

Ihre Nachweise

Für jede Signatur — Rahmenvertrag, Beitritt oder Mandat — bewahrt die Plattform einen dauerhaften Nachweis auf:

die exakten Dokumente und ihre Prüfsummen
den Zeitpunkt der Unterzeichnung
das unterzeichnende Konto und dessen E-Mail-Adresse
die IP-Adresse, von der aus unterzeichnet wurde

Das macht die Signatur zu einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur: Jederzeit lässt sich nachvollziehen, wer welche Fassung welcher Dokumente wann unterzeichnet hat.

Was nicht zum Reiter Vertrag gehört

Im Reiter Vertrag wird der Vertrag geschlossen. Die laufende Abrechnung bleibt auf der Seite Abonnement:

Rechnungsdetails, Abonnements und Rechnungen
die Zuordnung von Anlagen zu einem Unternehmen

Siehe Buchhaltung & Abrechnung.