Buchhaltung & Abrechnung

Die Buchhaltung bringt die kaufmännische Seite Ihrer Anlagen in die Plattform: Sie verwalten Rechnungskontakte, Zahlungsmethoden, signierte Verträge und Rechnungen an einem Ort, und jede überwachte Anlage wird nach der Preisliste abgerechnet — monatlich oder für 3 oder 5 Jahre im Voraus; siehe Preise. Es gibt keine Tabelle, die Sie synchron halten müssten — Anlagenzuordnungen, Mandate und Rechnungen folgen einfach den Anlagen, die Sie tatsächlich betreiben.

Konzept

Die Abrechnung in Mirox ist um eine kleine Reihe von Bausteinen herum organisiert, die innerhalb Ihrer Organisation angesiedelt sind:

Rechnungskontakt — die juristische Person, die zahlt: Ihr Hauptunternehmen oder eine Ihrer Projektgesellschaften. Er trägt den Firmennamen, Steuer- und USt-Kennungen, die Rechnungsadresse und eine Zahlungsmethode.
Anlagenzuordnung — welches Unternehmen jede Anlage bezahlt und welche kleinen Anlagen zu einem Zahlungsbündel zusammengefasst sind. Siehe Anlagen zuordnen.
Zahlungsmethode — wie der Kontakt zahlt: per SEPA-Überweisung (Sie erhalten eine Rechnung und begleichen sie) oder per SEPA-Lastschrift (Mirox zieht den Betrag automatisch ein, abgesichert durch ein signiertes Mandat).
Rechnung — der ausgestellte, herunterladbare Nachweis darüber, was berechnet wurde.
Rahmenvertrag — Ihr Vertrag mit Mirox, online unterzeichnet von einem Vertragsadministrator auf der Seite Abonnement. Siehe Verträge.

Die Plattform hält diese konsistent: Sie können eine Projektgesellschaft nicht löschen, solange ihr noch Anlagen zugeordnet sind.

Information

Die Abrechnung hier betrifft Ihr Mirox-Service-Abonnement — das, was Sie für den Betrieb der Plattform zahlen. Sie ist getrennt von den Strommarktverträgen (EEG, PPA, Direktvermarktung), die beschreiben, wie Ihre Anlagen Erlöse erzielen. Diese finden Sie unter Markt & Tarife.

Rechnungskontakte

Ein Rechnungskontakt ist das Unternehmen, das die Rechnung erhält — Ihr Hauptunternehmen oder eine Projektgesellschaft, beide auf der Seite Abonnement erfasst (siehe Verträge). Für jeden Kontakt erfassen Sie den Firmennamen, die Rechnungsadresse, die Rechnungs-E-Mail-Adresse und die relevanten Steuerkennungen und wählen, wie er zahlt.

USt-Validierung

Für Kunden außerhalb Deutschlands ist eine USt-Identifikationsnummer erforderlich, und die Plattform validiert sie gegenüber dem EU-Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES):

Sie können eine USt-ID auf Wunsch prüfen, bevor Sie den Kontakt speichern, oder einen bestehenden Kontakt jederzeit erneut prüfen.
Eine gültige EU-USt-ID für einen nicht-deutschen Kunden aktiviert automatisch die steuerfreie Rechnungsstellung (Reverse-Charge).
Die jeweils letzte erfolgreiche Validierung wird zu Ihren Unterlagen beim Kontakt gespeichert.

Warnung

Die USt-Prüfung hängt vom externen EU-VIES-Dienst ab. Ist VIES vorübergehend nicht verfügbar, kann die Prüfung möglicherweise nicht abgeschlossen werden, und der Kontakt bleibt unvalidiert, bis Sie sie erneut ausführen — die ID wird nicht stillschweigend als gültig markiert.

IBAN- und BIC-Prüfung

Wenn Sie Bankverbindungsdaten eingeben, validiert und bereinigt die Plattform sie für Sie:

Die IBAN wird auf strukturelle Gültigkeit geprüft und in ihrer korrekt formatierten Form zurückgegeben.
BIC und Bankname werden automatisch aus der IBAN ermittelt, sodass Sie sie nicht selbst nachschlagen müssen.

Dies gilt für beide Arten von Zahlungsmethoden und verringert die Wahrscheinlichkeit einer fehlgeschlagenen Überweisung oder einer abgelehnten Lastschrift.

Zahlungsmethoden

Jeder Rechnungskontakt verwendet eine von zwei SEPA-Zahlungsmethoden:

SEPA-Überweisung — Mirox stellt eine Rechnung aus, und Sie begleichen sie von Ihrer Bank aus.
SEPA-Lastschrift — Mirox zieht den Betrag automatisch ein. Dies erfordert ein signiertes Lastschrift-Mandat, bevor ein Einzug erfolgen kann.

Sie können die Zahlungsmethode eines Kontakts jederzeit wechseln. Beim Wechsel zur Lastschrift werden eine vorbereitete Zahlung und ein Mandatsentwurf erstellt, die anschließend über die elektronische Signatur (siehe unten) bestätigt werden müssen, bevor der Einzug aktiv wird.

SEPA-Lastschriftmandate

Ein Lastschriftmandat ist Ihre Ermächtigung für Mirox, Zahlungen von Ihrem Konto einzuziehen. Die Plattform verwaltet den gesamten Lebenszyklus des Mandats:

Ein Mandat wird über den Zahlungsdienstleister erstellt, sobald Sie die elektronische Signatur abgeschlossen haben.
Es durchläuft klare Zustände — von Entwurf und ausstehend über gültig, sobald es aktiv ist, bis hin zu widerrufen, wenn Sie es zurückziehen.
Sie können das signierte Mandatsdokument jederzeit als PDF zu Ihren Unterlagen herunterladen.
Sie können ein gültiges Mandat widerrufen, wodurch künftige automatische Einzüge gestoppt werden.

Warnung

Die Einrichtung des Mandats beruht auf einem externen Zahlungsdienstleister. Ist dieser Dienst kurzzeitig nicht verfügbar, kann die Mandatserstellung fehlschlagen und sollte erneut versucht werden — Ihre bestehenden gültigen Mandate sind davon nicht betroffen.

Elektronische Signatur

Verträge und Lastschriftmandate werden mit der fortgeschrittenen elektronischen Signatur (AES) bestätigt — einem schlanken, nachvollziehbaren Signaturablauf, der vollständig im Browser und in Ihrem Posteingang stattfindet. Derselbe Ablauf wird für den Rahmenvertrag, die Beitritte von Projektgesellschaften und SEPA-Mandate verwendet.

Die Schritte sind immer dieselben:

Starten Sie die Signatursitzung für das Dokument, das Sie signieren möchten.
Akzeptieren Sie das Bestätigungskästchen, um das Dokument anzuerkennen.
Die Plattform sendet Ihnen per E-Mail einen 6-stelligen Bestätigungscode; Sie geben ihn ein, um Ihre Identität zu verifizieren. Ist der Code abgelaufen, kann ein neuer erneut zugesandt werden.
Schließen Sie die Signatur ab.

Wenn Sie eine Mandatssignatur abschließen, aktiviert die Plattform die vorbereitete Lastschriftzahlung, registriert das Mandat beim Zahlungsdienstleister, erzeugt das offizielle Mandatsdokument und sendet Ihnen eine Bestätigung per E-Mail. Die Unterzeichnung des Rahmenvertrags und der Beitritte von Projektgesellschaften beschreibt Verträge.

Tips

Der Bestätigungscode wird an die E-Mail-Adresse des eigenen Mirox-Kontos der unterzeichnenden Person gesendet; stellen Sie sicher, dass diese Person dort E-Mails empfangen kann. Der Code ist einmalig verwendbar und zeitlich begrenzt.

Anlagen und Zahlungsbündel

Welches Unternehmen jede Anlage bezahlt und welche Anlagen zu einem Zahlungsbündel zusammengefasst sind, legen Sie im Reiter Parks der Seite Abonnement fest. Eine Anlage, die Sie nicht zugeordnet haben, bezahlt das Unternehmen, das den Rahmenvertrag unterzeichnet hat. Siehe Anlagen zuordnen und Zahlungsbündel.

Rechnungen

Rechnungen sind die ausgestellten Abrechnungsnachweise. Sie können jede Rechnung Ihrer Organisation auflisten und öffnen und jede einzeln als PDF herunterladen. Jede Rechnung zeigt ihre Belegnummer und ihren Status, die Netto-, Steuer- und Bruttobeträge, die Währung sowie das Fälligkeits- und Zahlungsdatum zusammen mit ihrem Zahlungsstatus.

Information

Rechnungen werden von Mirox zu Ihrem Abrechnungszyklus erzeugt — Sie erstellen sie nicht selbst. Die Plattform ist der Ort, an dem Sie sie einsehen und herunterladen.

Verträge

Ihr Vertrag mit Mirox — der Rahmenvertrag mit seinen Anhängen und die Beitritte Ihrer Projektgesellschaften — wird im Reiter Vertrag der Seite Abonnement von einem benannten Vertragsadministrator geschlossen. Der Vertrag ist wirksam, sobald die Signatur per E-Mail-Code abgeschlossen ist; eine Bestätigung und die Dokumente werden Ihnen per E-Mail zugesandt und bleiben zum Download verfügbar.

Den vollständigen Ablauf — Vertragsadministratoren benennen, Unternehmensdaten erfassen, Dokumente, Unterzeichnung, SEPA für das Hauptunternehmen, Projektgesellschaften und Kündigung — beschreibt Verträge.

Information

Der Rahmenvertrag ist die kaufmännische Vereinbarung mit Mirox. Er ist getrennt von Stromabnahmeverträgen und anderen Marktverträgen, die beschreiben, wie Ihre Anlagen Energie verkaufen — siehe Markt & Tarife.

Sicherheit und Kontrolle

Die Buchhaltung ist eine kaufmännische Verantwortung, daher ist sie auf die Personen beschränkt, die sie tragen:

Alles auf der Seite Abonnement — der Rahmenvertrag, die Beitritte von Projektgesellschaften, Zahlungsdaten, Mandate und Anlagenzuordnungen — verwalten ausschließlich Vertragsadministratoren: Mitglieder, die ein Admin der Organisation im Reiter Team benannt hat. Siehe Verträge.
Admins der Organisation ohne diese Kennzeichnung sehen den Vertragsstatus und die Anlagenliste, können aber nichts ändern.
Die elektronische Signatur verknüpft jeden signierten Vertrag und jedes signierte Mandat mit einer verifizierten E-Mail-Bestätigung und gibt Ihnen damit einen nachvollziehbaren Nachweis darüber, wer was und wann autorisiert hat.
Sensible Bankverbindungsdaten werden in Listenansichten auf eine erkennbare Endung reduziert, anstatt vollständig angezeigt zu werden.

Einen vollständigen Überblick darüber, wer in Ihrer Organisation was tun darf, finden Sie im Berechtigungssystem.

Abgrenzung zu verwandten Funktionen

Mehrere Funktionen berühren „Verträge" und „Geld" und lassen sich leicht verwechseln. Diese Tabelle zeigt, wo jede einzelne angesiedelt ist.

Funktion	Was sie abdeckt	Wo sie angesiedelt ist
Buchhaltung & Abrechnung (diese Seite)	Ihr Mirox-Service-Abonnement: Rechnungskontakte, SEPA-Zahlungen, Mandate, Rechnungen, der Rahmenvertrag (Verträge)	Organisationsabrechnung
Markt & Tarife	Wie Ihre Anlagen Erlöse erzielen: EEG-Bänder, Stromabnahmeverträge, Netzbetreiber- und Tarifkonfiguration	Marktkonfiguration je Anlage
Berichte	Finanz- und Technikberichtsdokumente, abgeleitet aus Ihren Anlagen und Markteinstellungen	Berichtswesen

Kurz gesagt: Die Buchhaltung ist das, was Sie für den Betrieb von Mirox zahlen, Markt & Tarife ist das, was Ihre Anlagen für die erzeugte Energie vergütet bekommen, und Berichte macht aus beidem herunterladbare Dokumente.